Thursday, April 27, 2017

Kiểm soát công văn là đề tài muôn thuở của bộ phận hành chính. Trong nhiều trường hợp người ta gộp việc kiểm soát công văn vào kiểm soát hồ sơ, cũng có thể không cần quy trình mà chỉ cần sổ công văn đi, sổ công văn đến cùng 1 hướng dẫn. Nếu thiết lập quy trình cần ràng buộc rõ thời gian xử lý công văn như một tiêu chí bắt buộc thì sẽ phát huy hiệu quả hơn.
Đây là mẫu quy trình kiểm kiểm soát công văn với 3 trang và 2 biểu mẫu.

Bạn có thể tải nó tại đây
Trích lược quy trình
KIỂM SOÁT CÔNG VĂN ĐẾN
Tiếp nhận công văn 

Tiếp tân tiếp nhận công văn từ bên ngòai chuyển đến bằng đường bưu điện, sau đó chuyển cho chuyên viên văn thư
Phân phối 
Đối với những văn bản gởi ghi đích danh và dán phong bì thì chuyên viên văn thư không được mở mà chỉ vào sổ đóng dấu, chuyển nguyên phong bì cho người nhận và cho ký nhận vào sổ.
Đối với công văn gởi cho công ty nói chung và công văn dạng fax, email, văn bản không có phong bì thì chuyên viên văn thư xem xét, phân lọai, vào sổ, đóng dấu, phô tô phân phối và cho ký nhận vào sổ
Đóng dấu – phân lọai
Khi công văn đến từ bên ngòai, nhân viên văn thư đóng dấu công văn đến, ghi rõ ngày giờ nhận công văn
Vào sổ
ghi sổ công văn đến
Cập nhật và lưu trữ
Cá nhân bộ phận giữ bản photo, chuyên viên văn thư giữ bản gốc và lưu
Sao lục
Khi các bộ phận cần sao lục các công văn thì lập phiếu đề nghị sao lục ghi rõ lý do sao lục có xác nhận của cấp trên trực tiếp.
Văn thư có trách nhiệm sao lục cung cấp.
KIỂM SOÁT CÔNG VĂN ĐI
Sọan thảo công văn
Bộ phận nào cần thiết thì sọan thảo văn bản trên máy và in ra.
Công văn muốn chuyển ra bên ngòai công ty đều phải ký, đóng dấu.
Kiểm tra, vào sổ, chuyển công văn
Tất cả các công văn chuyển ra bên ngòai phải chuyển cho chuyên viên văn thư kiểm tra lỗi chính tả, các sai sót khác, đóng dấu, vào sổ công văn đi trước khi chuyển đi.
Đối với các thư từ chuyển ra bên ngòai theo đường bưu điện cần kèm theo phiếu yêu cầu chuyển văn thư.

0 nhận xét:

Post a Comment

haccololong@gmail.com

Powered by Blogger.
 
CEO
Public group · 18,321 members
Join Group
CEO là nhóm mở cho tất cả mọi người. Mục tiêu của nhóm: - Tạo diễn đàn trao đổi về kiến thức quản trị cho tất cả các thành viên;...
 

Hướng dẫn tải tài liệu trên blog

Popular Posts