Mẫu quy trình kiểm soát hồ sơ - Công ty bất động sản Sa

Kiểm soát hồ sơ đề tài muôn thuở của mọi tổ chức, thậm chí từng cá nhân. Lưu và kiểm soát để truy suất lại một cách nhanh chóng cần một phương pháp khoa học.
Quy trình này là 1 mẫu để kiểm soát hồ sơ đơn giản áp dụng cho các tổ chức với số lượng hồ sơ không đến mức quá lớn ngang với các đại dự án.
Tương lai mình sẽ up 1 hướng dẫn quản lý hồ sơ dài khoảng hơn 60 trang. Quy trình này chỉ gồm 3 trang và 2 biểu mẫu.
Hi vọng cũng giúp phần nào cho các bạn tham khảo.

Bạn có thể tải toàn bộ quy trình + biểu mẫu tại đây

Dưới đây là trích lược quy trình

😇I. CÁC KHÁI NIỆM

1. Quá trình tạo ra hồ sơ.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, hồ sơ được tạo ra từ việc áp dụng các quy trình, thủ tục. Hồ sơ là tài liệu nhằm ghi nhận công việc thực hiên. Do đó, tuyệt đối không được chỉnh sửa làm thay đổi nội dung và hình thức hồ sơ.

2. Nhận dạng hồ sơ.
Hồ sơ: Là tài liệu công bố các kết quả đạt được hoặc cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện.
Danh mục hồ sơ: Là tập hợp các loại hồ sơ dự kiến lập tại các phòng, ban trong một tổ chức.
Bộ hồ sơ: Là tập hợp kết quả hoặc các bằng chứng thực hiện một công việc trong một thời gian nào đó.
Tập hồ sơ: Là tập hợp nhiều bộ hồ sơ có cùng chủ đề trong một khoảng thời gian nhất định.

Trưởng phòng/ phó phòng có trách nhiệm hướng dẫn, phân công nhân viên nhận dạng các hồ sơ và tiến hành lưu trữ, cập nhật vào danh mục hồ sơ (HCQT/QT-02/M01)

3. Cách thức lưu trữ hồ sơ.
- Hồ sơ trong mỗi bộ được sắp xếp sao cho đảm bảo theo thứ tự: Theo tuần tự thời gian thực hiện và cập nhật công việc hoặc mối quan hệ liên đới lẫn nhau.
- Có sự phân biệt rõ ràng giữa các bộ hồ sơ
- Mỗi Tập hồ sơ được sắp xếp theo một trong các cách thức sau:
+ Tập hợp các văn bản có cùng tên gọi (ví dụ: Các loại Quyết định, các giấy phép, ...),
+ Sắp xếp theo chủ đề: Các loại văn bản, giấy tờ gồm nhiều tên gọi, nhiều tác giả,… nhưng có nội dung về một vấn đề, sự việc,
+ Sắp xếp theo Phòng giao dịch: Tất cả văn bản có những vấn đề liên quan đến một Phòng, cá nhân,…,
+ Sắp xếp theo địa dư: Tập hợp các văn bản có liên quan đến một vị trí địa lý,
+ Sắp xếp theo thời gian: Tập hợp các văn bản có cùng thời gian nhất định được lập thành tập hồ sơ.

Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà việc sắo xếp trong cặp hồ sơ có thể theo trình tự thời gian, theo quá trình giải quyết công việc hoặc theo từng vần chữ cái (a,b,c..). Từng phòng, ban phải xác định cách sắp xếp cho hợp lý để đảm bảo nguyên tắc hồ sơ dễ thấy, dễ lấy khi cần thiết.

4. Bảo quản:

Các hồ sơ phải lưu giữ, bảo quản đảm bảo an toàn, tránh các yếu tố có thể gây hư hỏng như mối mọt, ẩm ướt, cháy hay ảnh hưởng của hoá chất.
Tuỳ thuộc vào tầm quan trọng và thể loại hồ sơ (giấy cứng, tranh ảnh, …), các phòng, ban phải xác định cách thức bảo quản thích hợp. Trong quá trình bảo quản, các phòng phải phân công rõ ràng người chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý. Khi phát hiện bất kỳ sự mất mát, hư hỏng, nguy cơ xảy ra các vấn đề trên phải kịp thời báo cáo với Trưởng phòng hoặc người phụ trách.
Trưởng phòng hoặc người phụ trách có nhiệm vụ xem xét cách thức ngăn ngừa, xử lý thích hợp trong phạm vi quyền hạn của mình và xin ý kiến Ban TGĐ khi cần

5. Sử dụng:

• Các hồ sơ phải được sử dụng đúng mục đích và phạm vi quyền hạn.
• Cán bộ được phân công phụ trách có trách nhiệm thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng của các phòng.
• Cán bộ, công chức khi sử dụng hồ sơ phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, tránh làm mất mát, hư hỏng và không được xáo trộn việc sắp xếp trong các bộ hồ sơ và tập hồ sơ.
• Đối với hồ sơ thông thường (không thuộc hồ sơ mật), cán bộ, công chức  trong phòng khi sử dụng phải đảm bảo sắp xếp ngăn nắp, đúng vị trí lấy ra. Hồ sơ mật phải có sự đồng ý của người có thẩm quyền.
• Khi các phòng này có nhu cầu sử dụng hồ sơ phòng khác phải có sự đồng ý của người có thẩm quyền quản lý hồ sơ.
• Việc mượn, trả hồ sơ phải giao nhận và đảm bảo kiểm tra tính đầy đủ, đúng đắn lúc mượn cũng như lúc trả.
• Việc sao chụp, phôto hồ sơ chỉ thực hiện khi thực sự cần thiết theo quy định của công ty và phải có sự đồng ý của lãnh đạo phòng.

6. Thời hạn lưu trữ hồ sơ :

• Lưu trữ thời hạn vĩnh viễn: Nhóm hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ hoạt động chủ yếu của công ty như tài liệu về thành lập, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, về kế hoạch, về hoạt động chủ yếu khác của công ty
• Lưu trữ có thời gian: là những tài liệu về công tác tổ chức, cán bộ, nhân sự cơ quan, những tài liệu có tính chất báo cáo…

7. Hủy hồ sơ
Những hồ sơ không còn giá trị sử dụng nếu muốn hủy phải được xem xét của Đại diện lãnh đạo và phê duyệt của ban Tổng giám đốc. Việc hủy hồ sơ phải được tiến hành thực hiện và ghi nhận đầy đủ vào phiếu đề nghị hủy hồ sơ (HCQT/QT-02/M02) và phải được cập nhật vào danh mục hồ sơ.

😇 II. NỘI DUNG

Nếu font chữ bị bể hãy tải font tại đây 

😇Nếu bạn khó khăn khi tải tài liệu 👉 xem hướng dẫn ở đây

😇Nếu bạn cần mua tài liệu hãy 👉 để lại yêu cầu của bạn tại đây