Hướng dẫn nhận dạng-xếp dỡ-bao gói-lưu kho-bảo quản và giao hàng AL

1.MỤC ĐÍCH.

            * Quy trình này quy định cách thức nhận dạng, bảo quản nguyên liệu, vật tư, thành phẩm đảm bảo dễ nhận biết, trong quá trình vận chuyển - lưu giữ không suy giảm chất lượng, số lượng.

* Các loại nguyên vật liệu chính và phụ, công cụ dụng cụ,bán thành phẩm và thành phẩm trong kho được sắp xếp theo từng loại ngăn nắp, rõ ràng để xuất nhập đúng chủng loại, số lượng và thủ kho quản lý được hàng hóa về số lượng, chủng loại và chất lượng trong bất kỳ thời điểm nào.

2.PHẠM VI .

*Phạm vi áp dụng : tại bộ phận kế toán, kho, bộ phận xuất nhập khẩu, KCS và công nhân các tổ đóng gói.

*Đối tượng : Ap dụng đối với các loại nguyên vật liệu chính và phụ ,công cụ-dụng cụ ,phế liệu,bán thành phẩm và thành phẩm.

3.TÀI LIỆU THAM KHẢO.

*ISO 9001 : 2000 (E).

*Sổ tay chất lượng của CÔNG TY: ALTA-STCL

4.ĐỊNH NGHĨA.

        XNN : Xí nghiệp nhựa

* Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại hạt nhựa ,bã màu, mực in, dung môi, hoá chất …

* Nguyên vật liệu phụ bao gồm các thùng, outerbag, lõi,nhãn,dây PP,băng keo....

* Công cụ-dụng cụ bao gồm những thiết bị đo lường ,thiết bị dùng để thay thế hay sửa chữa máy móc . . .

* BTP : Bán thành phẩm là những cuộn màng được khâu thổi sản xuất ra chờ các tổ block, cuộn đem đi cắt.

* TP : Thành phẩm là túi xốp các loại đã hoàn thành được đóng trong các thùng carton chờ xuất.

5.MÔ TẢ

A.NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH PHỤ,CÔNG CỤ,DỤNG CỤ VÀ CÁC LOẠI VẬT TƯ KHÁC

CÔNG VIỆC	TRÁCH NHIỆM	PHƯƠNG PHÁP	HỒ SƠ
Bao gói	-Nhà cung ứng -Thủ kho Kho NVL - Thủ kho KhoCC-DC	-Khi NCƯ hoặc các Đơn vị nội bộ trong Công ty giao hàng, KCS, Thủ kho  tiến hành kiểm tra theo các quy trình 7.4.3, 7.4.4 và 8.2.4-4.        +  Nếu đạt: Thủ kho làm thủ tục nhập kho bằng: “Phiếu nhập kho” cùng “Phiếu kiểm tra chất lượng” xác định đạt yêu cầu có đủ chữ ký của các bộ phận quy định. + Nếu không đạt : Trả về NCƯ hoặc niêm phong lập biên bản thông báo cho các bộ phận liên quan biết mức độ không đạt, chờ xử lý của GĐXN. ‚ Thủ kho phân loại nguyên liệu vật tư theo  chủng loại, mã số. -Đối với các loại nguyên vật liệu chính,phụ (trừ công cụ), dụng cụ Thủ kho, ghi chủng  loại, tên hàng, quy cách, trọng lượng... -Bao bì không được rách và phải sạch sẽ.Trong trường hợp bao bì bị rách phải tiến hành các bước kiểm tra số lượng, chất lượng và loại hàng nếu phù hợp thủ kho đóng gói, phân loại để riêng. -Đối với một số nguyên vật liệu chính và vật tư (mực, dung môi, hoá chất, lõi giấy, lõi nhựa) ( tham khảo Hướng dẫn công việc kiểm tra vật tư ) ‚ Tiến hành sắp xếp nguyên liệu, vật tư. Trường hợp 1 : trong kho +Nguyên liệu nhựa (hạt nhựa, bã màu) lưu kho thành cây, mỗi cây 120 bao và dán nhãn kho phải xếp theo từng khu vực , chủng loại hàng. + Phế liệu : đóng bao và ghi số lượng cụ thể trên mỗi bao để vào nơi quy định. + Lõi, thùng, outer bag, băng keo  : Tiến hành xếp bao bì, carton, lõi thành cây cao không quá 1.6 mét và ghi nhãn kho,             + Dung môi : Xếp vào khu vực dành riêng để dung môi và được chứa trong phi. Riêng dung môi đã pha, được chứa trong các thùng nhựa có nắp đậy kỹ và dán nhãn kho.         + Mực in : Được lưu giữ ở khu vực quy định riêng trong kho chứa trong các thùng sắt vuông hoặc can nhựa do nhà cung ứng đóng và ghi nhãn kho .         + Linh kiện, công cụ dụng cụ : để vào ô kệ quy định và ghi nhãn kho. Trường hợp 2 : ngoài trời         + Nguyên liệu nhựa : thì phải che đậy bằng bạt và bảo quản các bao nguyên liệu đặt trên pallet và bảo đảm thông gió phía dưới palet .        + Nếu là lõi hoặc bao bì : phải bảo đảm được che đậy kỹ không ảnh hưởng đến chất lượng của bao bì, lõi .        + Phế liệu : phải che đậy kỹ, để gọn gàng.	-Phiếu nhập kho -Phiếu kiểm tra chất lượng (XNN-HD-7.4.3/BM01)  ( XNN – HD – 7.4-1)
Xếp dỡ	-Nhàcung     úng, -Công nhân, -Thủkho Kho NVL -Thủkho KhoCC-DC	·         Khi xếp dỡ phải tuân theo các quy định : - Đảm bảo an toàn cho từng mặt hàng,không để ảnh hưởng chất lượng hàng hoá và bao bì. -Phải để trên palette hoặc trên kệ. -Tránh xếp dỡ trong điều kiện mưa gió mà mái che không đạt yêu cầu. -Không được xếp dỡ nguyên liệu dễ cháy đi qua những nơi không an toàn về PCCC.
Giao và nhận     hàng	-Công nhân -Thủkho Kho NVL -Thủkho KhoCC-DC -KCS -Kế toán	-Khi giao và nhận hàng thủ kho phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán :     *phải có phiếu nhập ,xuất kho của kế toán (kèm phiếu yêu cầu mua hàng hay lệnh điều động)     *phải có phiếu kiểm tra chất lượng của KCS hay Kỹ thuật. -Kiểm đếm và cân để nhận số thực tế nhập kho,kiểm tra loại hàng nhận vào để xác định đúng loại hàng trên phiếu. -Đối với một số nguyên vật liệu như hạt nhựa chính phẩm,tái sinh ,thùng, nhãn ,bao bì có riêng hướng dẫn công việc riêng để quy định việc kiểm đếm. -Trong trường hợp chất lượng hay số lượng không đúng như yêu cầu đặt hàng ,thủ kho, KCS phải báo ngay cho trưởng bộ phận để xin ý kiến .  + Nếu cho khách hàng tạm nhập chờ xử lý thì phải lập phiếu tạm nhập như mẫu đã quy định.	-Phiếu nhập kho -Phiếu xuất kho - Phiếu kiểm tra chất lượng (XNN-HD-7.4-3/BM01) -HDCV“ Kiểm tra vật tư” (XNN-HD-7.4-1) -HDCV”Kiểm tra bao bì thùng carton” (XNN-HD-7.4-4)
Lưu kho, bảo quản	-Thủkho Kho NVL -Thủkho KhoCC-DC - Kế toán	-Sắp xếp ngăn nắp và sạch sẽ. Nguyên vật liệu và các loại công cụ phải được nhận dạng rõ ràng bằng các nhãn,thẻ được ghi đầy đủ các thông tin. - Phải để nơi khô ráo, trên Pallet hoặc trên kệ. -Phải bảo đảm những quy định an toàn về PCCC và độ cao ,độ ẩm. -Phải tuân theo những quy định bảo quản của từng loại hàng hoá. -Phải ghi chép cập nhật đầy đủ. Hàng ngày và định kỳ kế toán và thủ kho phải đối chiếu số thực tế và sổ sách. - Đánh giá, báo cáo chất lượng hàng trong kho cho trưởng bộ phận thường xuyên hoặc đột xuất khi có sự cố. -Cuối ngày Thủ kho phải báo cáo số lượng hàng tồn kho thực tế theo biểu mẫu (XNN-QT-7.5.5/BM03). -          Định kỳ kiểm kê : 1tháng /1lần. -          Xử lý kết quả kiểm kê : 7 ngày sau kiểm kê.	Thẻ kho Biên bản định kỳ đánh giá kho (XNN-HD-7.5.5/BM04) (Báo cáo tồn kho hàng ngày XNN-QT-7.5.5/BM03 )

            B.THÀNH PHẨM

CÔNG VIỆC	TRÁCH NHIỆM	PHƯƠNG PHÁP	HỒ SƠ
Bao gói	-Công nhân đóng gói, -          Thủ kho :  Kho Thành phẩm	-Các loại thành phẩm sau khi hoàn thành đều phải được đóng gói theo đúng yêu cầu của đơn đặt hàng... -Bao bì không được rách và phải sạch sẽ. -Thủ kho không được nhập kho các loại thành phẩm đóng thùng bị rách. Thủ kho làm thủ tục nhập kho bằng: “Phiếu nhập kho” cùng “Phiếu kiểm tra chất lượng” có đủ chữ ký của các bộ phận quy định. ‚ Tiến hành sắp xếp thành phẩm Trường hợp 1 : trong kho + Thành phẩm : lưu kho thành cây, mỗi cây 120 bao, dán nhãn kho,phải xếp theo từng khu vực , chủng loại hàng.	HDCV “ Kiểm tra chấp nhận lô hàng trước khi xuất xưởng” (XNN-HD-8.2.4-4)
Xếp dở	-  Công nhân -          Thủ kho :  Kho Thành phẩm - Bốc xếp	·         Khi xếp dỡ phải tuân theo các quy định : -Đảm bảo chất lượng hàng hoá và bao bì. -Phải để trên palette đảm bảo thông gió phía dưới pallet. -Đảm bảo tuyệt đối hàng lên cont không được ẩm ướt. -Xếp hàng vào cont theo hàng và cột,chèn chặt đảm bảo hàng không bị xê dịch nhưng không được làm hư thùng, ảnh hưởng đến chất lượng hàng.
Giao – nhận hàng	-Công nhân -Thủ kho -N/V XNK -Kế toán	-Khi giao và nhận hàng thủ kho phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau : + Phải có phiếu nhập, xuất kho của kế toán hoặc lệnh điều động xuất khẩu, hoặc Lệnh xuất nguyên liệu có đầy đủ chữ ký. -Khi nhận hàng từ công nhân ,thủ kho phải kiểm đếm nhận số thực tế theo từng chủng loại và đối chiếu  phiếu của công nhân. -Khi giao hàng cho bộ phận XNK ,thủ kho phải tuân thủ theo qui định xuất hàng xuất khẩu đã đề ra:  *Giao nhận theo từng loại (Trong trường hợp Đơn đặt hàng có nhiều mục).  *Giao nhận theo từng palette.  *Cùng kế toán kiểm đếm theo từng hàng xếp trên cont Trong khi giao nhận nếu có rách bể ,thủ kho phải dán lại cẩn thận. Nếu rách không khắc phục được hay bị ẩm ướt thủ kho phải có trách nhiệm thay thùng.   *Hoàn tất các thủ tục sau khi giao hàng như đối chiếu để thống nhất số liệu,ký biên bản và ký phiếu xuất kho.    *Sau khi đã hoàn tất các thủ tục trên với kế toán,thủ kho không được phép bỏ bớt đi hay thêm vào mà không có ý kiến của GĐXN.	Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho -Lệnh điều động xuất khẩu (XNN-HD-7.5.5/BM02) -          Lệnh xuất nguyên liệu (XNN-HD-7.5.5/BM05) -Biên bản xếp hàng vào cont (XNN-HD-7.5.5/BM01)
Lưu kho bảo quản	Thủ kho Kế toán	-Sắp xếp ngăn nắp và sạch sẽ trên các palette đã được trải nylon. Các cây thành phẩm phải được bao bọc bằng màng nhựa để tránh bụi bậm và ẩm ướt.Thành phẩm được nhận dạng rõ ràng bằng các nhãn,thẻ được ghi đầy đủ các thông tin. -Phải bảo đảm những quy định an toàn về PCCC và độ cao, độ ẩm. -Phải ghi chép và cập nhật  đầy đủ.Thường xuyên đối chiếu số thực tế và sổ sách, đánh giá và báo cáo chất lượng hàng trong kho thường xuyên và định kỳ cho trưởng bộ phận quản lý.Phải biết rõ tồn kho từng loại thành phẩm về mặt số lượng và chất lượng trong bất kỳ lúc nào -Kho thành phẩm phải có sơ đồ sắp xếp kho. -Định kỳ kiểm kê : 1tháng /1lần. -Xử lý kết quả kiểm kê : 7 ngày sau kiểm kê.	-Sơ đồ kho (XNN-HD-7.5.5/SĐ) -Biên bản định kỳ kiểm kê đánh giá kho (XNN-QT-7.5.5/BM04)

C.Bán thành phẩm

CÔNG VIỆC	TRÁCH NHIỆM	PHƯƠNG PHÁP	HỒ SƠ
Xếp dở, giao nhận	Công nhân	-Khi xếp dỡ phải nhẹ tay không để ảnh hưởng chất lượng BTP làm ra. -Tránh xếp dỡ ở những nơi  mà mái che không đạt yêu cầu, dột, không được xếp dỡ nguyên liêu dễ cháy đi qua những nơi không an toàn về PCCC. -BTP sau khi được xuống máy phải được cân và ghi phiếu kiểm tra với đầy đủ các thông tin và gắn lên cuộn trước khi được xếp vào vào hàng. -Khi nhận BTP để cắt phải lấy theo thứ tự từ ngoài vào trong.
Lưu kho bảo quản	KCS Công nhân Kế toán	Tiến hành sắp xếp bán thành phẩm -Sắp xếp ngăn nắp và sạch sẽ, xếp BTP theo từng hàng của từng P/O.BTP phải được nhận dạng rõ ràng bằng các phiếu kiểm tra được ghi đầy đủ các thông tin. -Phải bảo đảm những quy định an toàn về PCCC. -Cuối mỗi ca KCS phải cập nhật đầy đủ số lượng và trọng lượng BTP công nhân làm ra theo từng P/O và số lượng và trọng lượng BTP công nhân nhận để cắt theo từng P/O.Cuối tháng kế toán sẽ đối chiếu số liệu trên với số kiểm kê thực tế. -Định kỳ kiểm kê : 1tháng /1lần. -Xử lý kết quả kiểm kê : 7 ngày sau kiểm kê.	Phiếu theo dõi bán thành phẩm

7.BIỂU MẨU ĐÍNH KÈM.

KÝ MÃ HIỆU	TÊN BIỂU MẪU
	Phiếu nhập kho
	Phiếu xuất kho
	Thẻ kho
XNN-HD-7.5.5/SĐ	Sơ đồ kho
XNN-HD-7.5.5/BM-01	Biên bản xếp hàng vào cont
XNN-HD-7.5.5/BM-02	Lệnh điều động xuất khẩu
XNN-HD-7.5.5/BM-03	Báo cáo tồn kho hàng ngày
XNN- HD-7.5.5/BM-04	Biên bản định kỳ kiểm kê và đánh giá kho
XNN- HD-7.5.5/BM-05	Lệnh xuất nguyên liệu
XNN-HD-8.2.4-2/BM02	Phiếu theo dõi bán thành phẩm
XNN-HD-7.4-3/BM01	Phiếu kiểm tra chất lượng

QUY ĐỊNH CHUNG :

1-      Trong quá trình lưu kho, hàng ngày KCS và thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hóa theo các tiêu chuẩn sau :

+ Nếu lưu ngoài trời :kiểm tra bao bì, độ ẩm, các điều kiện bảo quản chất lượng nguyên liệu, thành phẩm.

+ Nếu lưu trong kho : kiểm tra cách lưu kho có đúng HDCV lưu kho XNN-QT-7.5.5 không?

+ Nếu có sự cố ảnh hưởng đến chất lượng thì phải làm phiếu ghi nhận sự cố và báo cho Trưởng ca/ Quản đốc tiến hành những biện pháp khắc phục .

+ Hàng ngày, kế toán và thủ kho phải đối chiếu sổ sách , cập nhật để phát hiện kịp thời các sai sót về số lượng.

2-      Khi xuất kho, thủ tục xuất kho phải đảm bảo có Phiếu xuất kho hoặc Phiếu yêu cầu xuất vật tư  (ALTA-QT-7.5.5-2) có chữ ký các bộ phận quy định.

Lưu ý :

Ø  Mọi công việc cần phải có kế hoạch sẵn sàng cho nên yêu cầu hạn chế tối đa việc xuất kho do không biết dự phòng các tình huống của công việc.

Ø  Trong trường hợp cần xuất kho khẩn cấp mà không có mặt thủ kho, GĐXN/PHỤ TRÁCH XÍ NGHIỆP (hoặc QĐXN) ra lệnh cho tổ bảo vệ lập biểu mẫu XNN-HD-7.5.5/BM06-(Lệnh xuất kho khẩn cấp), tổ bảo vệ dùng chìa khóa dự phòng niêm tại phòng bảo vệ  tiến hành mở kho cùng với kế toán (hoặc KCS) và người nhận nguyên liệu, vật tư xuất kho  theo yêu cầu sản xuất, ghi rõ loại hàng, số lượng và các người hiện diện cùng ký tên.Sau khi hoàn tất công việc xuất kho,Lệnh xuất kho khẩn cấp (biểu mẫu XNN-HD-7.5.5/BM06-) được lưu tại phòng bảo vệ và Tổ bảo vệ có trách nhiệm giao cho thủ kho ngay khi Thủ kho có mặt trong thời gian gần nhất nhưng không được quá 8h đồng hồ. Thủ kho tiến hành xem xét nếu có vấn đề không thống nhất với biên bản thì ghi nhận và báo cáo cho tổ trưởng nghiệp vụ và GĐXN / PHỤ TRÁCH XÍ NGHIỆP (hoặc QĐXN) giải quyết .

Ø  Trong trường hợp xuất thành phẩm để xuất khẩu Kế toán được phân công xuất container, nhân viên XNK và Thủ kho phải có mặt và chịu trách nhiệm cho đến khi niêm phong container.

Ø  Các đơn vị ngoài Xí nghiệp nhựa cũng áp dụng theo hướng dẫn công việc này.

3-      Hồ sơ  các bước trên được lưu tại Bộ phận Nghiệp vụ của Đơn vị xuất hàng.