1.MỤC
ĐÍCH.
* Quy trình này quy định cách thức
nhận dạng, bảo quản nguyên liệu, vật tư, thành phẩm đảm bảo dễ nhận biết, trong
quá trình vận chuyển - lưu giữ không suy giảm chất lượng, số lượng.
*
Các loại nguyên vật liệu chính và phụ, công cụ dụng cụ,bán thành phẩm và thành
phẩm trong kho được sắp xếp theo từng loại ngăn nắp, rõ ràng để xuất nhập đúng
chủng loại, số lượng và thủ kho quản lý được hàng hóa về số lượng, chủng loại
và chất lượng trong bất kỳ thời điểm nào.
2.PHẠM
VI .
*Phạm vi áp dụng :
tại bộ phận kế toán, kho, bộ phận xuất nhập khẩu, KCS và công nhân các tổ đóng
gói.
*Đối tượng : Ap
dụng đối với các loại nguyên vật liệu chính và phụ ,công cụ-dụng cụ ,phế liệu,bán
thành phẩm và thành phẩm.
3.TÀI
LIỆU THAM KHẢO.
*ISO 9001 : 2000
(E).
*Sổ tay chất lượng
của CÔNG TY: ALTA-STCL
4.ĐỊNH
NGHĨA.
XNN : Xí nghiệp nhựa
* Nguyên vật liệu chính bao gồm
các loại hạt nhựa ,bã màu, mực in, dung môi, hoá chất …
* Nguyên vật liệu phụ bao gồm các
thùng, outerbag, lõi,nhãn,dây PP,băng keo....
* Công cụ-dụng cụ bao gồm những
thiết bị đo lường ,thiết bị dùng để thay thế hay sửa chữa máy móc . . .
* BTP : Bán thành phẩm là những
cuộn màng được khâu thổi sản xuất ra chờ các tổ block, cuộn đem đi cắt.
* TP : Thành phẩm là túi xốp các
loại đã hoàn thành được đóng trong các thùng carton chờ xuất.
5.MÔ TẢ
A.NGUYÊN VẬT
LIỆU CHÍNH PHỤ,CÔNG CỤ,DỤNG CỤ VÀ CÁC LOẠI VẬT TƯ KHÁC
|
CÔNG
VIỆC
|
TRÁCH
NHIỆM
|
PHƯƠNG
PHÁP
|
HỒ
SƠ
|
|
Bao
gói
|
-Nhà
cung ứng
-Thủ kho Kho NVL
- Thủ kho KhoCC-DC
|
-Khi
NCƯ hoặc các Đơn vị nội bộ trong Công ty giao hàng, KCS, Thủ kho tiến hành kiểm tra theo các quy trình
7.4.3, 7.4.4 và 8.2.4-4.
+
Nếu đạt:
Thủ kho làm thủ tục nhập kho bằng: “Phiếu nhập kho” cùng “Phiếu kiểm tra chất
lượng” xác định đạt yêu cầu có đủ chữ ký của các bộ phận quy định.
+ Nếu không đạt : Trả về
NCƯ hoặc niêm phong lập biên bản thông báo cho các bộ phận liên quan biết mức
độ không đạt, chờ xử lý của GĐXN.
‚ Thủ kho
phân loại nguyên liệu vật tư theo
chủng loại, mã số.
-Đối
với các loại nguyên vật liệu chính,phụ (trừ công cụ), dụng cụ Thủ kho, ghi
chủng loại, tên hàng, quy cách, trọng
lượng...
-Bao
bì không được rách và phải sạch sẽ.Trong trường hợp bao bì bị rách phải tiến
hành các bước kiểm tra số lượng, chất lượng và loại hàng nếu phù hợp thủ kho
đóng gói, phân loại để riêng.
-Đối
với một số nguyên vật liệu chính và vật tư (mực, dung môi, hoá chất, lõi
giấy, lõi nhựa)
(
tham khảo Hướng dẫn công việc kiểm tra vật tư )
‚
Tiến hành sắp xếp nguyên liệu, vật tư.
+Nguyên
liệu nhựa (hạt nhựa, bã màu) lưu kho thành cây, mỗi cây 120 bao và dán
nhãn kho phải xếp theo từng khu vực , chủng loại hàng.
+
Phế liệu : đóng bao và ghi số lượng cụ thể trên mỗi bao để vào nơi quy
định.
+
Lõi, thùng, outer bag, băng keo
: Tiến hành xếp bao bì, carton, lõi thành cây cao không quá 1.6 mét và
ghi nhãn kho,
+ Dung môi : Xếp vào khu
vực dành riêng để dung môi và được chứa trong phi. Riêng dung môi đã pha,
được chứa trong các thùng nhựa có nắp đậy kỹ và dán nhãn kho.
+ Mực in : Được lưu giữ ở khu
vực quy định riêng trong kho chứa trong các thùng sắt vuông hoặc can nhựa do
nhà cung ứng đóng và ghi nhãn kho .
+ Linh kiện, công cụ dụng cụ :
để vào ô kệ quy định và ghi nhãn kho.
+ Nguyên liệu nhựa : thì phải
che đậy bằng bạt và bảo quản các bao nguyên liệu đặt trên pallet và bảo đảm
thông gió phía dưới palet .
+ Nếu là lõi hoặc bao bì : phải
bảo đảm được che đậy kỹ không ảnh hưởng đến chất lượng của bao bì, lõi .
+ Phế liệu : phải che đậy kỹ,
để gọn gàng.
|
-Phiếu
nhập kho
-Phiếu
kiểm tra chất lượng (XNN-HD-7.4.3/BM01)
( XNN – HD – 7.4-1)
|
|
Xếp
dỡ
|
-Nhàcung
úng,
-Công
nhân,
-Thủkho
Kho NVL
-Thủkho
KhoCC-DC
|
·
Khi
xếp dỡ phải tuân theo các quy định :
-
Đảm bảo an toàn cho từng mặt hàng,không để ảnh hưởng chất lượng hàng hoá và
bao bì.
-Phải
để trên palette hoặc trên kệ.
-Tránh
xếp dỡ trong điều kiện mưa gió mà mái che không đạt yêu cầu.
-Không
được xếp dỡ nguyên liệu dễ cháy đi qua những nơi không an toàn về PCCC.
|
|
|
Giao và nhận
hàng
|
-Công
nhân
-Thủkho
Kho NVL
-Thủkho
KhoCC-DC
-KCS
-Kế
toán
|
-Khi
giao và nhận hàng thủ kho phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán :
*phải có phiếu nhập ,xuất kho của kế toán
(kèm phiếu yêu cầu mua hàng hay lệnh điều động)
*phải có phiếu kiểm tra chất lượng của
KCS hay Kỹ thuật.
-Kiểm đếm và cân để nhận số
thực tế nhập kho,kiểm tra loại hàng nhận vào để xác định đúng loại hàng trên
phiếu.
-Đối
với một số nguyên vật liệu như hạt nhựa chính phẩm,tái sinh ,thùng, nhãn ,bao
bì có riêng hướng dẫn công việc riêng để quy định việc kiểm đếm.
-Trong
trường hợp chất lượng hay số lượng không đúng như yêu cầu đặt hàng ,thủ kho,
KCS phải báo ngay cho trưởng bộ phận để xin ý kiến .
+ Nếu cho khách hàng tạm nhập chờ xử lý thì
phải lập phiếu tạm nhập như mẫu đã quy định.
|
-Phiếu
nhập kho
-Phiếu
xuất kho
-
Phiếu kiểm tra chất lượng
(XNN-HD-7.4-3/BM01)
-HDCV“
Kiểm tra vật tư”
(XNN-HD-7.4-1)
-HDCV”Kiểm
tra bao bì thùng carton”
(XNN-HD-7.4-4)
|
 Lưu kho, bảo quản |
-Thủkho
Kho NVL
-Thủkho
KhoCC-DC
-
Kế toán
|
-Sắp
xếp ngăn nắp và sạch sẽ. Nguyên vật liệu và các loại công cụ phải được nhận
dạng rõ ràng bằng các nhãn,thẻ được ghi đầy đủ các thông tin.
-
Phải để nơi khô ráo, trên Pallet hoặc trên kệ.
-Phải
bảo đảm những quy định an toàn về PCCC và độ cao ,độ ẩm.
-Phải
tuân theo những quy định bảo quản của từng loại hàng hoá.
-Phải
ghi chép cập nhật đầy đủ. Hàng ngày và định kỳ kế toán và thủ kho phải đối
chiếu số thực tế và sổ sách. - Đánh giá, báo cáo chất lượng hàng trong kho
cho trưởng bộ phận thường xuyên hoặc đột xuất khi có sự cố.
-Cuối
ngày Thủ kho phải báo cáo số lượng hàng tồn kho thực tế theo biểu mẫu
(XNN-QT-7.5.5/BM03).
-
Định
kỳ kiểm kê : 1tháng /1lần.
-
Xử
lý kết quả kiểm kê : 7 ngày sau kiểm kê.
|
Thẻ
kho
Biên
bản định kỳ đánh giá kho
(XNN-HD-7.5.5/BM04)
(Báo
cáo tồn kho hàng ngày
XNN-QT-7.5.5/BM03
)
|
B.THÀNH
PHẨM
|
CÔNG VIỆC
|
TRÁCH NHIỆM
|
PHƯƠNG PHÁP
|
HỒ SƠ
|
|
Bao
gói
|
-Công
nhân đóng gói,
-
Thủ
kho :
Kho Thành phẩm
|
-Các
loại thành phẩm sau khi hoàn thành đều phải được đóng gói theo đúng yêu cầu
của đơn đặt hàng...
-Bao bì không được rách và phải
sạch sẽ.
-Thủ
kho không được nhập kho các loại thành phẩm đóng thùng bị rách.
Thủ kho làm thủ
tục nhập kho bằng: “Phiếu nhập kho” cùng “Phiếu kiểm tra chất lượng” có đủ
chữ ký của các bộ phận quy định.
‚
Tiến hành sắp xếp thành phẩm
Trường hợp 1 : trong kho
+
Thành phẩm : lưu kho thành cây, mỗi cây 120 bao, dán nhãn kho,phải xếp
theo từng khu vực , chủng loại hàng.
|
HDCV
“ Kiểm tra chấp nhận lô hàng trước khi xuất xưởng”
(XNN-HD-8.2.4-4)
|
|
Xếp
dở
|
- Công nhân
-
Thủ
kho :
Kho Thành phẩm
- Bốc
xếp
|
·
Khi
xếp dỡ phải tuân theo các quy định :
-Đảm
bảo chất lượng hàng hoá và bao bì.
-Phải
để trên palette đảm bảo thông gió phía dưới pallet.
-Đảm
bảo tuyệt đối hàng lên cont không được ẩm ướt.
-Xếp
hàng vào cont theo hàng và cột,chèn chặt đảm bảo hàng không bị xê dịch nhưng
không được làm hư thùng, ảnh hưởng đến chất lượng hàng.
|
|
|
Giao –
nhận hàng
|
-Công
nhân
-Thủ
kho
-N/V
XNK
-Kế
toán
|
-Khi
giao và nhận hàng thủ kho phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau :
+
Phải có phiếu nhập, xuất kho của kế toán hoặc lệnh điều động xuất khẩu, hoặc
Lệnh xuất nguyên liệu có đầy đủ chữ ký.
-Khi
nhận hàng từ công nhân ,thủ kho phải kiểm đếm nhận số thực tế theo từng chủng
loại và đối chiếu phiếu của công nhân.
-Khi
giao hàng cho bộ phận XNK ,thủ kho phải tuân thủ theo qui định xuất hàng xuất
khẩu đã đề ra:
*Giao nhận theo từng loại (Trong trường hợp
Đơn đặt hàng có nhiều mục).
*Giao nhận theo từng palette.
*Cùng kế toán kiểm đếm theo từng hàng xếp
trên cont
Trong
khi giao nhận nếu có rách bể ,thủ kho phải dán lại cẩn thận. Nếu rách không
khắc phục được hay bị ẩm ướt thủ kho phải có trách nhiệm thay thùng.
*Hoàn tất các thủ tục sau khi giao hàng như
đối chiếu để thống nhất số liệu,ký biên bản và ký phiếu xuất kho.
*Sau khi đã hoàn tất các thủ tục trên với
kế toán,thủ kho không được phép bỏ bớt đi hay thêm vào mà không có ý kiến của
GĐXN.
|
Phiếu
nhập kho
Phiếu
xuất kho
-Lệnh
điều động xuất khẩu
(XNN-HD-7.5.5/BM02)
-
Lệnh
xuất nguyên liệu
(XNN-HD-7.5.5/BM05)
-Biên
bản xếp hàng vào cont
(XNN-HD-7.5.5/BM01)
|
|
Lưu
kho bảo quản
|
Thủ
kho
Kế
toán
|
-Sắp
xếp ngăn nắp và sạch sẽ trên các palette đã được trải nylon. Các cây thành
phẩm phải được bao bọc bằng màng nhựa để tránh bụi bậm và ẩm ướt.Thành phẩm
được nhận dạng rõ ràng bằng các nhãn,thẻ được ghi đầy đủ các thông tin.
-Phải
bảo đảm những quy định an toàn về PCCC và độ cao, độ ẩm.
-Phải
ghi chép và cập nhật đầy đủ.Thường
xuyên đối chiếu số thực tế và sổ sách, đánh giá và báo cáo chất lượng hàng
trong kho thường xuyên và định kỳ cho trưởng bộ phận quản lý.Phải biết rõ tồn
kho từng loại thành phẩm về mặt số lượng và chất lượng trong bất kỳ lúc nào
-Kho
thành phẩm phải có sơ đồ sắp xếp kho.
-Định
kỳ kiểm kê : 1tháng /1lần.
-Xử
lý kết quả kiểm kê : 7 ngày sau kiểm kê.
|
-Sơ
đồ kho
(XNN-HD-7.5.5/SĐ)
-Biên
bản định kỳ kiểm kê đánh giá kho
(XNN-QT-7.5.5/BM04)
|
C.Bán thành phẩm
|
CÔNG VIỆC
|
TRÁCH NHIỆM
|
PHƯƠNG PHÁP
|
HỒ SƠ
|
|
Xếp
dở, giao nhận
|
Công
nhân
|
-Khi
xếp dỡ phải nhẹ tay không để ảnh hưởng chất lượng BTP làm ra.
-Tránh
xếp dỡ ở những nơi mà mái che không
đạt yêu cầu, dột, không được xếp dỡ nguyên liêu dễ cháy đi qua những nơi
không an toàn về PCCC.
-BTP
sau khi được xuống máy phải được cân và ghi phiếu kiểm tra với đầy đủ các
thông tin và gắn lên cuộn trước khi được xếp vào vào hàng.
-Khi
nhận BTP để cắt phải lấy theo thứ tự từ ngoài vào trong.
|
|
|
Lưu
kho bảo quản
|
KCS
Công
nhân
Kế
toán
|
Tiến
hành sắp xếp bán thành phẩm
-Sắp
xếp ngăn nắp và sạch sẽ, xếp BTP theo từng hàng của từng P/O.BTP phải được
nhận dạng rõ ràng bằng các phiếu kiểm tra được ghi đầy đủ các thông tin.
-Phải
bảo đảm những quy định an toàn về PCCC.
-Cuối
mỗi ca KCS phải cập nhật đầy đủ số lượng và trọng lượng BTP công nhân làm ra
theo từng P/O và số lượng và trọng lượng BTP công nhân nhận để cắt theo từng
P/O.Cuối tháng kế toán sẽ đối chiếu số liệu trên với số kiểm kê thực tế.
-Định
kỳ kiểm kê : 1tháng /1lần.
-Xử
lý kết quả kiểm kê : 7 ngày sau kiểm kê.
|
Phiếu
theo dõi bán thành phẩm
|
7.BIỂU MẨU ĐÍNH KÈM.
|
KÝ MÃ HIỆU
|
TÊN BIỂU MẪU
|
|
|
|
Phiếu
nhập kho
|
|
|
|
Phiếu
xuất kho
|
|
|
|
Thẻ
kho
|
|
|
XNN-HD-7.5.5/SĐ
|
Sơ
đồ kho
|
|
|
XNN-HD-7.5.5/BM-01
|
Biên
bản xếp hàng vào cont
|
|
|
XNN-HD-7.5.5/BM-02
|
Lệnh
điều động xuất khẩu
|
|
|
XNN-HD-7.5.5/BM-03
|
Báo
cáo tồn kho hàng ngày
|
|
|
XNN-
HD-7.5.5/BM-04
|
Biên
bản định kỳ kiểm kê và đánh giá kho
|
|
|
XNN-
HD-7.5.5/BM-05
|
Lệnh
xuất nguyên liệu
|
|
|
XNN-HD-8.2.4-2/BM02
|
Phiếu
theo dõi bán thành phẩm
|
|
|
XNN-HD-7.4-3/BM01
|
Phiếu
kiểm tra chất lượng
|
|
QUY
ĐỊNH CHUNG :
1-
Trong
quá trình lưu kho, hàng ngày KCS và thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hóa theo
các tiêu chuẩn sau :
+ Nếu lưu ngoài trời :kiểm tra
bao bì, độ ẩm, các điều kiện bảo quản chất lượng nguyên liệu, thành phẩm.
+ Nếu lưu trong kho : kiểm tra
cách lưu kho có đúng HDCV lưu kho XNN-QT-7.5.5 không?
+ Nếu có sự cố ảnh hưởng đến chất
lượng thì phải làm phiếu ghi nhận sự cố và báo cho Trưởng ca/ Quản đốc tiến
hành những biện pháp khắc phục .
+ Hàng ngày, kế toán và thủ kho
phải đối chiếu sổ sách , cập nhật để phát hiện kịp thời các sai sót về số
lượng.
2-
Khi
xuất kho, thủ tục xuất kho phải đảm bảo có Phiếu xuất kho hoặc Phiếu yêu cầu
xuất vật tư (ALTA-QT-7.5.5-2) có chữ ký
các bộ phận quy định.
Lưu ý :
Ø Mọi
công việc cần phải có kế hoạch sẵn sàng cho nên yêu cầu hạn chế tối đa việc
xuất kho do không biết dự phòng các tình huống của công việc.
Ø Trong
trường hợp cần xuất kho khẩn cấp mà không có mặt thủ kho, GĐXN/PHỤ TRÁCH XÍ
NGHIỆP (hoặc QĐXN) ra lệnh cho tổ bảo vệ lập biểu mẫu XNN-HD-7.5.5/BM06-(Lệnh
xuất kho khẩn cấp), tổ bảo vệ dùng chìa khóa dự phòng niêm tại phòng bảo vệ tiến hành mở kho cùng với kế toán (hoặc KCS)
và người nhận nguyên liệu, vật tư xuất kho
theo yêu cầu sản xuất, ghi rõ loại hàng, số lượng và các người hiện diện
cùng ký tên.Sau khi hoàn tất công việc xuất kho,Lệnh xuất kho khẩn cấp (biểu
mẫu XNN-HD-7.5.5/BM06-) được lưu tại phòng bảo vệ và Tổ bảo vệ có trách nhiệm
giao cho thủ kho ngay khi Thủ kho có mặt trong thời gian gần nhất nhưng không
được quá 8h đồng hồ. Thủ kho tiến hành xem xét nếu có vấn đề không thống nhất
với biên bản thì ghi nhận và báo cáo cho tổ trưởng nghiệp vụ và GĐXN / PHỤ
TRÁCH XÍ NGHIỆP (hoặc QĐXN) giải quyết .
Ø Trong
trường hợp xuất thành phẩm để xuất khẩu Kế toán được phân công xuất container,
nhân viên XNK và Thủ kho phải có mặt và chịu trách nhiệm cho đến khi niêm phong
container.
Ø Các
đơn vị ngoài Xí nghiệp nhựa cũng áp dụng theo hướng dẫn công việc này.
3- Hồ sơ các bước trên được lưu tại Bộ phận Nghiệp vụ
của Đơn vị xuất hàng.
No comments:
Post a Comment
haccololong@gmail.com