Tuesday, July 4, 2017

Quy trình này nhằm hướng dẫn cách thức thực hiện & kiểm soát các hoạt động từ khi nhận được thông tin đặt hàng của khách hàng cho đến khi xuất hàng lên xe, thực hiện quy trình xuất hàng để giao hàng cho khách hàng.
TÓM LƯỢC NỘI DUNG QUY TRÌNH
Bước 00: Thực hiện công tác Marketing, phát triển thị trường (Phòng marketing)  
Khảo sát thị trường và lập Hồ sơ khách hàng; Phiếu đề nghị mở khách hàng mới (theo quy trình xem xét khách hàng mới của Phòng MKT – Mã số quy trình MKT-PR-06)
Bước 1: Lập hợp đồng (Tổ trưởng bán hàng)
Sau khi nhận được phiếu Phiếu đề nghị mở khách hàng mới từ phòng marketing, phòng kinh doanh sẽ tiến hànhthủ tục ký kết Hợp đồng mua bán 
Trường hợp bán lẻ không có hợp đồng thì phải có sự ký duyệt chấp thuận của Phó tổng giám đốc.
Bước 2: Tiếp nhận thông tin của khách hàng (Tổ trưởng bán hàng)
Các nhu cầu đặt hàng của khách hàng thông qua điện thoại và fax và được tổ trưởng bán hàng ghi lại hoặc đính kèm Phiếu đặt hàng do nhân viên bán hàng lập (theo mẫu KIDO-PR-02/F01) và Phiếu yêu cầu nhận hàng sản xuất (theo mẫu KIDO-PR-02/F03 ; KIDO-PR-02/F04 ; KIDO-PR-02/F06 ; KIDO-PR-02/F07)
Bước 3: Kiểm tra tồn kho (Tổ trưởng bán hàng và nhân viên nhập xuất chứng từ trên máy vi tính)
Tổ trưởng bán hàng chuyển Phiếu đặt hàng (theo mẫu KIDO-PR-02/F01) qua nhân viên nhập xuất chứng từ trên máy vi tính để dùng phần mềm quản lý bán hàng để kiểm tra tồn kho xem có thể đáp ứng được số lượng hàng hóa mà khách hàng đã đặt hay không. 
Nếu chủng loại hàng hoá đó trong kho đáp ứng đủ (dựa vào tồn kho trên máy vi tính) thì chuyển qua bước 4 (in chứng từ xuất hàng).
Nếu chủng loại hàng hoá đó không còn trong kho thì nhân viên bán hàng sẽ liên hệ với khách hàng báo cho họ biết và thương lượng với khách hàng để đổi màu hay lấy chủng loại hàng khác, nếu khách hàng đồng ý thì xuất hàng.
Trong trường hợp khách hàng không đồng ý đổi, Tổ trưởng bán hàng báo cho Giám đốc kinh doanh biết để lập Phiếu yêu cầu nhận hàng sản xuất (theo mẫu KIDO-PR-02/F03 ; KIDO-PR-02/F04 ; KIDO-PR-02/F06 ; KIDO-PR-02/F07)
 Bước 4: In chứng từ xuất hàng (Nhân viên nhập xuất hàng trên máy vi tính) 
Sau khi kiểm tra tồn kho, nếu chủng loại hàng hoá đó trong kho đáp ứng đủ nhân viên xuất hàng vi tính tiến hành in Giấy đặt hàng (theo mẫu KIDO–PR–02/F02) và Hoá đơn GTGT (Mẫu đặc thù của 4 Oranges Co., Ltd do Cục thuế cấp). 
Bước 5: Chuyển chứng từ xuống kho thành phẩm để xuất hàng (Tổ trưởng giao nhận; Thủ kho thành 
  phẩm và tổ xuất hàng để thực hiện quy trình xuất hàng) 
Tổ trưởng giao nhận giữ lại 01 liên trắng của Giấy đặt hàng (theo mẫu KIDO–PR–02/F02) và Hóa đơn GTGT để chuyển qua Phòng kế toán, sau đó chuyển tất cả những liên còn lại xuống cho Tổ trưởng xuất hàng. Khi nhận được chứng từ Thủ kho và Tổ trưởng xuất hàng kho thành phẩm sẽ điều động công nhân viên xếp dỡ, xuất hàng lên xe theo như số liệu đã in trong chứng từ. 
Bước 6: Vận chuyển và giao hàng cho khách (Nhân viên giao nhận và tài xế) 
Khi hàng đã chất lên xe xong, nhân viên giao nhận cùng tài xế xe tải tiến hành vận chuyển, giao hàng cho khách theo đúng địa chỉ kịp thời và nhanh chóng yêu cầu khách hàng ký tên vào Hóa đơn GTGT và Giấy đặt hàng. 
Bước 7: Khách hàng nhận hàng và ký tên (Tài xế xe tải và nhân viên giao nhận)
Khách hàng nhận hàng xong sẽ giữ lại Hóa đơn GTGT liên đỏ, Giấy đặt hàng 
Bước 8: Lưu hồ sơ và chuyển qua bộ phận tài vụ thu tiền (thực hiện các dịch vụ sau bán) 
Tài xế và nhân viên giao nhận (hoặc tổ trưởng giao nhận) nộp lại Hóa đơn GTGT, Giấy đặt hàng (theo mẫu KIDO–PR–02/F02) cho Bộ phận tài vụ – Tài chính (Ghi chú: Mỗi nhân viên giao nhận đều thực hiện lập sổ theo dõi ghi lại tất cả những hóa đơn mà mình giao hàng trong ngày, khi giao hóa đơn (liên xanh) cho Bộ phận tài vụ thì người nhận hóa đơn ký nhận vào sổ của người giao hóa đơn. 
Các tổ trưởng bán hàng chịu trách nhiệm ghi chép vào Sổ nhật ký theo dõi khiếu nại bán hàng (Theo mẫu: KIDO-PR-02/F05) để báo cáo lên Giám đốc kinh doanh định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất tình hình khiếu nại của khách hàng liên quan đến mục tiêu của phòng kinh doanh.
LINK DOWNLOAD QUY TRÌNH VÀ BIỂU MẪU

0 nhận xét:

Post a Comment

haccololong@gmail.com

Powered by Blogger.
 
CEO
Public group · 18,321 members
Join Group
CEO là nhóm mở cho tất cả mọi người. Mục tiêu của nhóm: - Tạo diễn đàn trao đổi về kiến thức quản trị cho tất cả các thành viên;...
 

Hướng dẫn tải tài liệu trên blog

Popular Posts