Friday, July 21, 2017

1.      Mục đích:
-         Để toàn bộ nhân sự của Văn phòng Công ty biết rõ yêu cầu và trách nhiệm đối với phần hành công việc của mình.
-         Phân định trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ giữa các thành viên của Văn phòng.
-         Đồng thời thông qua quy chế này, mỗi nhân viên có thể tự kiểm soát được công việc của mình và báo cáo tình hình cho CVP.
2.      Phạm vi áp dụng:
-         Bộ phận áp dụng                  : Văn phòng Công ty.
-         Trách nhiệm áp dụng           : Nhân sự Văn phòng Công ty.
3.      Tài liệu tham khảo:
-         Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.
-         Quy chế tổ chức Công Ty Cổ Phần Thuvienthoth: THOTH-QT-5.5.1
4.      Định nghĩa:
-         Văn phòng Cty          : Văn phòng Công ty
-         CVP                            : Chánh văn phòng
-         BGĐ                         : Ban Giám Đốc

-         NVHC                        : Nhân viên hành chánh
-         NVKT             : Nhân viên kỹ thuật
-         NV                              : Nhân viên 
5.      Mô tả
5.1  Sơ đồ tổ chức (tham khảo sổ tay chất lượng).
5.2  Trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ , tiêu chuẩn yêu cầu.

5.2-1 Nhân viên hành chánh 1:
·        Trách nhiệm:
-         Quản lý dấu mộc, đóng dấu các hồ sơ của Công ty khi đã có chữ ký của BGĐ và các văn bản được phép của BGĐ (dấu treo).
-         Tiếp nhận, luân chuyển & lưu trữ các nguồn thông tin ĐẾN & ĐI.
-         Thực hiện công tác thư ký BGĐ.
-         Sắp xếp & theo dõi thực hiện lịch làm việc, tiếp khách của BGĐ, chuẩn bị phương tiện làm việc và công tác của BGĐ.
-         Soạn thảo & các văn bản – tài liệu cho BGĐ.
-         Kiểm tra, kiểm soát công việc trong tuần, đánh giá để có biện pháp khắc phục và cải tiến.
-         Lưu trữ hồ sơ của Công ty và hồ sơ chất lượng của Văn Phòng Cty – chỉ truy cập và cung cấp thông tin khi được phép.
·        Quyền hạn:
-         Được cung cấp đầy đủ điều kiện để thực hiện trách nhiệm của mình.
-         Từ chối truy cập hồ sơ nếu không có chỉ thị của CVP hoặc BGĐ.
·        Quan hệ:
-         Làm việc dưới quyền chỉ đạo trực tiếp của CVP.
-         Phối hợp đồng bộ và tương trợ trong công việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Cty.
·        Tiêu chuẩn: 
( Áp dụng theo tiêu chuẩn Cán sự của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số : SN)
-         Có trình độ đại học trở lên.
-         Có nghiệp vụ về hành chánh Văn Phòng.
-         Sử dụng tốt 1 ngoại ngữ.
-         Kỹ năng sử dụng tốt các trang thiết bị Văn Phòng.

5.2-2 Nhân viên hành chánh 2:
·        Trách nhiệm:
-         Quản lý - Cập nhật - Kiểm soát & Lưu trữ tài liệu – hồ sơ TUYỂN DỤNG – ĐÀO TẠO. 
-         Thực hiện chương trình đào tạo nội bộ & kiểm tra tay nghề.
-         Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhân dụng và theo dõi việc thực hiện các chính sách xã hội của Công ty.
-         Quản lý kiểm soát lưu trữ hồ sơ các loại trang thiết bị và phương tiện văn phòng - PCCC – môi trường trong hệ thống Cty.
-         Thực hiện các báo cáo về lao động / nhân sự theo quy định.
-         Tiếp xúc người lao động.
-         Kiểm tra, kiểm soát công việc trong tuần, đánh giá để có biện pháp khắc phục và cải tiến.
·        Quyền hạn:
-         Được cung cấp đầy đủ điều kiện, phương tiện để thực hiện trách nhiệm của mình.
-         Tiếp nhận thông tin và xử lý thông tin liên quan đến phần việc của mình.
·        Quan hệ:
-         Làm việc dưới quyền chỉ đạo trực tiếp của CVP.
-         Phối hợp đồng bộ và tương trợ trong công việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Cty.
·        Tiêu chuẩn:
( Áp dụng theo tiêu chuẩn Cán sự của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số : SN)
-         Trình độ Đại học trở lên .
-         Có nghiệp vụ về hành chánh Văn Phòng.
-         Biết sử dụng 1 ngoại ngữ.
-         Hiểu biết về Luật Lao Động.
5.2-3 Nhân viên hành chánh 3:

·        Trách nhiệm:
-         Xây dựng và quản lí môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh và làm việc của Công ty như kiểm tra hành chánh, quản lí môi trường hoạt động của các đơn vị trực thuộc Công ty, công tác phòng cháy chữa cháy, công tác quân dự bị, công tác văn hóa xã hội.
-         Xây dựng, tổ chức, quản lí & kiểm tra hoạt động của đội bảo vệ toàn Công ty.
-         Quản lý, theo dõi, sửa chữa và bảo trì máy móc, trang thiết bị phục vụ hoạt động trong Công ty.
-         Thực hiện dịch vụ hành chánh đối ngoại khi được BGĐ ủy quyền.
-         Các  công việc và kết quả thực hiện các công việc hàng ngày phải báo cáo cho CVP.
·        Quyền hạn:
-         Được quyền đột xuất đi kiểm tra các hoạt động của bảo vệ tại các đơn vị/ bộ phận trực thuộc Cty.
-         Đề đạt yêu cầu để thực hiện công việc của mình cũng như những ý kiến cải tiến hoạt động của Tổ Bảo vệ lên CVP.
·        Quan hệ:
-         Làm việc dưới quyền chỉ đạo trực tiếp của CVP.
-         Phối hợp đồng bộ và tương trợ trong công việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Cty.
·        Tiêu chuẩn:
( Áp dụng theo tiêu chuẩn nhân viên nghiệp vụ của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số : NN)
-         Trình độ Trung học Phổ thông trở lên.
-         Giao tiếp tốt, hiểu biết về kỹ thuật & các thủ tục hành chánh.
-         Có kinh nghiệm tổ chức điều hành & quản lý đội bảo vệ.

5.2-4 Nhân viên hành chánh 4:
·        Trách nhiệm:
-         Thực hiện các dịch vụ hành chánh đối ngoại, liên hệ với các cơ quan nhà nước để làm thủ tục, báo cáo cho các ban ngành và quản lý hồ sơ liên quan đến phần hành của mình (Xin giấy phép hành nghề, visa cho các chuyên gia, giấy phép đậu xe… điện, nước, điện thoại …) cho toàn Công ty.
-         Thực hiện quy trình mua hàng và phân phối Văn Phòng phẩm.
-         Photo & phân phối tài liệu ISO  và các loại văn thư - tài liệu nội bộ, bên ngoài cho toàn hệ thống.
-         Đánh máy các văn bản và tài liệu của Công Ty.
-         Kiểm tra, kiểm soát công việc trong tuần, đánh giá để có biện pháp khắc phục và cải tiến.
-         Báo cáo công việc và kết quả thực hiện công việc hàng ngày cho CVP.
·        Quyền hạn:
-         Được cung cấp đầy đủ điều kiện, phương tiện để thực hiện trách nhiệm của mình.
-         Đề đạt yêu cầu để thực hiện công việc của mình cũng như những ý kiến cải tiến hoạt động của Văn Phòng.
-         Tiếp nhận thông tin và xử lý thông tin liên quan đến phần việc của mình.
·        Quan hệ:
-         Làm việc dưới quyền chỉ đạo trực tiếp của CVP.
-         Phối hợp đồng bộ và tương trợ trong công việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Cty.
·        Tiêu chuẩn:
( Áp dụng theo tiêu chuẩn nhân viên nghiệp vụ của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số : NN)
-         Trình độ Cao đẳng trở lên .
-         Có nghiệp vụ hành chánh Văn Phòng
-         Giao tiếp tốt, hiểu biết về các thủ tục hành chánh.

5.2-5 Nhân viên kỹ thuật
·        Trách nhiệm:
-         Thiết lập, quản lý và cập nhật Website của Công ty.
-         Kiểm soát, bảo trì và sửa chữa hệ thống máy tính, hệ thống mạng trong Công ty.
-         Kiểm soát dữ liệu trên máy vi tính; quản lý chương trình và xử lý các phần mềm đang sử dụng trong Công ty.
-         Hoạch định và thực hiện việc vi tính hóa các công việc của Văn Phòng Cty, quản lí mật mã hệ thống máy vi tính.
-         Hướng dẫn sử dụng máy vi tính cho các nhân viên (khi có yêu cầu). Kiểm tra, đề nghị phương pháp để tối ưu hóa việc sử dụng máy tính trong Công ty.
-         Thực hiện chương trình cập nhật và nâng cao kiến thức sử dụng máy vi tính cho CB-CNV.
-         Kiểm tra, kiểm soát công việc trong tuần, đánh giá để có biện pháp khắc phục và cải tiến.
-         Báo cáo công việc và kết quả thực hiện công việc hàng ngày cho CVP.
·        Quyền hạn:
-         Được Công ty cung cấp đầy đủ phương tiện làm việc.
-         Theo dõi, kiểm tra, đề nghị, các yêu cầu liên quan đến phần việc của mình cũng như những ý kiến cải tiến hoạt động của Văn Phòng Cty lên CVP.
·        Quan hệ:
-         Làm việc dưới quyền chỉ đạo trực tiếp của CVP.
-    Phối hợp đồng bộ và tương trợ trong công việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Cty.
·        Tiêu chuẩn:
( Áp dụng theo tiêu chuẩn nhân viên kỹ thuật của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số : NK)
-         Có trình độ đại học chuyên ngành trở lên.
-         Sử dụng tốt 1 ngoại ngữ.
-         Có hiểu biết về kỹ thuật, máy móc liên quan đến phần việc của mình.

5.2.6 Nhân viên bảo vệ.
·        Trách nhiệm:
-         Nhân viên bảo vệ có nhiệm vụ bảo quản toàn bộ tài sản vật chất của đơn vị thuộc phạm vi được giao phó, bảo đảm & kịp thời phát hiện những dấu hiệu liên quan đến an ninh trật tự sản xuất kinh doanh và an toàn phòng cháy chữa cháy của Cty.
-         Phải xây dựng phương án bảo vệ an toàn và phòng cháy chữa cháy, kiểm soát và ghi nhận mọi đối tượng, tài sản, vật tư hàng hoá ra vào Đơn vị, báo cáo kịp thời các tình huống, hiện tượng khác thường trong công tác bảo vệ cho Ban Giám đốc Công ty.
-         Có mặt thường trực trong giờ làm việc và đột xuất bất cứ lúc nào khi có yêu cầu tại nơi công tác.
-         Nhận giao ca chặt chẽ và nghiêm túc vào trước và sau giờ hoạt động của Công Ty.
-         Chịu trách nhiệm quản lý, giữ gìn vệ sinh môi trường của Đơn vị.
-         Chịu trách nhiệm vật chất và trách nhiệm hình sự trước pháp luật Nhà Nước về nhiệm vụ bảo vệ.
-         Nêu cao tinh thần cảnh giác, liên tục kiểm tra, kiểm soát, bảo vệ tốt tài sản của Cty.
-         Cấm vắng mặt, bỏ trống địa điểm được phân công bảo vệ.
-         Cấm đưa người ngoài vào nơi làm việc.
-         Cấm tổ chức ăn nhậu, mở nhạc hoặc gây ồn ào làm mất trật tự Cty trong thời gian trách nhiệm bảo vệ.
-         Cấm tùy tiện di chuyển hoặc mượn sử dụng các loại tài sản hoặc hàng hoá của Cty trong giờ bảo vệ .
·                                            Quyền hạn:
-         Có quyền trực tiếp bảo quản tài sản của Cty trong thời gian hành sự .
-         Có quyền kiểm tra soát xét mọi hiện tượng khả nghi làm thất thoát tài sản của Cty.
-         Quyết định các biện pháp hành động bảo vệ hiệu quả nhất trong thời gian trách nhiệm có xẩy ra tình hình đột biến mà không thể xin ý kiến chỉ đạo.
·        Quan hệ:
-         Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Đội trưởng đội bảo vệ Công ty và CVP / Phụ trách Đơn vị / Cơ sở.
-         Phối hợp đồng bộ và tương trợ trong công việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Công ty.
-         Tiêu chuẩn:
( Áp dụng theo tiêu chuẩn Lao động phổ thông của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số : NV)
Ø  Trình độ cấp 2 trở lên.
Ø  Hiểu biết, có nghiệp vụ và kinh nghiệm về bảo vệ và PCCC.
Ø  Thật thà, trung thực, thẳng thắn.
5.2-7. Nhân viên lái xe
·        Trách nhiệm:
-         Phụ trách xe du lịch 4 bánh.
-         Chịu trách nhiệm lái xe cho BGĐ, các Phòng ban đi công tác, các chuyên gia và khách khi có yêu cầu.
-         Thực hiện kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng xe, theo yêu cầu kỹ thuật tuần / tháng.
-         Kiểm soát xe hoàn chỉnh, chuyển xe kiểm tra định kỳ theo quy định của nhà nước.
-         Hàng ngày vệ sinh xe sạch sẽ.
·        Quyền hạn:
-         Chủ động sắp xếp liên hệ NVHC 1 để sắp lịch vận chuyển xe.
-         Được quyền từ chối các yêu cầu không đúng mục đích công tác của các BPLQ. (trừ khi có lệnh BGĐ.)
-         Đề xuất biện pháp sửa chữa, bảo trì xe để sử dụng đạt hiệu quả.
·        Quan hệ:
-         Làm việc dưới quyền chỉ đạo trực tiếp của CVP.
-    Phối hợp đồng bộ và tương trợ trong công việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Cty.
·        Tiêu chuẩn:
( Áp dụng theo tiêu chuẩn nhân viên nghiệp vụ của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số : NN)
-         Tốt nghiệp phổ thông cơ sở trở lên.
-         Có bằng lái xe chuyên nghiệp.

-         Sức khỏe tốt.

0 nhận xét:

Post a Comment

haccololong@gmail.com

Powered by Blogger.
 
CEO
Public group · 18,321 members
Join Group
CEO là nhóm mở cho tất cả mọi người. Mục tiêu của nhóm: - Tạo diễn đàn trao đổi về kiến thức quản trị cho tất cả các thành viên;...
 

Hướng dẫn tải tài liệu trên blog

Popular Posts