Saturday, July 29, 2017

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này qui định cách thức nhận dạng , thu thập, lập thư mục, truy cập lập file, lưu trữ, bảo quản và hủy bỏ các hồ sơ, tài liệu thuộc hệ thống chất lượng.


2. PHẠM VI

Quy trình này áp dụng với tất cả các hồ sơ chất lượng trong Hệ thống chất lượng của Văn phòng Công ty và Xí Nghiệp Nhựa THOTH PLASTIC.
Ap dụng cho tất cả các phòng ban, bộ phận thuộc hệ thống chất lượng tại Văn phòng Công ty và Xí Nghiệp Nhựa THOTH PLASTIC.

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO


TCVN  ISO 9001 : 2000
Sổ tay chất lượng Công ty THOTH.

4. ĐỊNH NGHĨA

Hồ sơ chất lượng: là văn bản cung cấp các bằng chứng khách quan của các kết quả đã thực hiện hay các kết quả đã đạt được.
Hồ sơ chất lượng bao gồm các biểu mẫu đã được sử dụng trong quá trình áp dụng các quy trình, hướng dẫn; các tài liệu lỗi thời, các hồ sơ của nhà cung ứng, các hồ sơ liên quan đến khách hàng v..v..
Cách thức lưu trữ là : phương pháp lưu trữ như thế nào ví dụ lưu theo thứ tự thời gian (hồ sơ sản xuất), theo khách hàng (hồ sơ về khách hàng), theo khóa đào tạo (hồ sơ đào tạo), v..v..
Thời gian lập file là thời gian hồ sơ tạo ra được lưu trữ trong một file hồ sơ để dễ sử dụng và quản lý.
Thời gian lưu trữ là thời gian mà hết thời gian này sẽ tiến hành hủy bỏ hồ sơ.

5. MÔ TẢ
5.1 QUÁ TRÌNH TẠO RA HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, hồ sơ chất lượng được tạo ra từ việc áp dụng các Quy trình, Hướng dẫn, Sổ tay chất lượng và các văn bản khác có liên quan đến hệ thống chất lượng (các biểu mẫu được ghi chép dữ liệu) hoặc các tài liệu lỗi thời, các hồ sơ của nhà cung ứng, các hồ sơ khách của khách hàng như khiếu nại của khách hàng v..v…
5.2 NHẬN DẠNG HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG.
Ban Giám đốc,Giám đốc Xí nghiệp, các Trưởng phòng ban có liên quan tới hệ thống chất lượng có trách nhiệm phân công nhân viên phân lọai, sắp xếp các Hồ sơ tài liệu, lập File, nhận dạng các hồ sơ chất lượng có liên quan tới đơn vị mình và tiến hành lưu trữ. Việc nhận dạng các hồ sơ chất lượng và qui định thời gian lưu trữ theo biểu mẫu THOTH-QT-4.2.4/BM01
5.3 CÁCH THỨC LƯU TRỮ HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG.
Nhân viên được phân công lưu trữ Hồ sơ có trách nhiệm tiến hành phân loại ,sắp xếp các hồ sơ tài liệu và tiến hành lập File.Việc lưu trữ lập file có thể theo các đặc tính sau:
-         Theo thứ tự thời gian.
-         Theo tính chất, nội dung của từng nhóm công việc
-         Theo từng khách hàng.
-         Theo đối tượng quản lý.
-         ....
Trên từng file hồ sơ phải nhận dạng được trong file đó chứa những loại hồ sơ nào, để tại kệ nào, tủ nào để dễ dàng sử dụng , lưu trữ và truy cập.
Nếu lưu giữ trong tủ thì bên ngoài tủ phải có danh mục theo THOTH-QT-4.2.4/BM02.
Các hồ sơ cùng loại phải được phân biệt theo từng ngăn trên giá, tủ để dễ dàng cho việc cập nhật, quản lý.
Các hồ sơ phải lưu trữ vào các bìa giấy hoặc bìa sơ mi, phía ngoài bìa ghi rõ tên đơn vị, tên hồ sơ, ngày lưu. Đối với các bìa có nhiều phần hồ sơ thì trang đầu ghi mục lục hoặc theo biểu mẫu THOTH-QT-4.2.4/BM02.
Mỗi loại hồ sơ có qui định thời gian lưu trữ theo biểu mẫu THOTH-QT-4.2.4/BM01. Tổng Giám đốc hoặc Đại diện lãnh đạo chất lượng sẽ thông báo cho tất cả các nhân viên có liên quan bằng văn bản về sự thay đổi thời gian lưu trữ do: Các yêu cầu của hợp đồng cụ thể, các qui định của Nhà nước hiện hành…
Trong trường hợp việc lưu trữ Hồ sơ của một bộ phận có tính đặc trưng riêng và ngoài quy định của Quy trình này thì bộ phận đó lập đề nghị bổ sung quy định cho đơn vị mình trình ĐDLĐCL xem xét và BGĐ phê duyệt ban hành áp dụng.
5.3 BẢO QUẢN HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG.
Hồ sơ có liên quan tới đơn vị nào đơn vị ấy có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ tại đơn vị mình.
Các giá, tủ hồ sơ phải được để trong môi trường thích hợp đối với từng loại hồ sơ, tránh hư hỏng, mất mát, tránh nguồn cháy nổ.
Tất cả các hồ sơ sau thời gian sử dụng thường xuyên sẽ được lưu trữ riêng để có thể sử dụng đến khi cần, các hồ sơ này phải có mục lục và khi không dùng hoặc có sự di chuyển các hồ sơ này phải đảm bảo không bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc
Các hồ sơ chất lượng phải được để trong file, các file được để trên tủ hay trên kệ đặt nơi khô ráo tránh ẩm ướt và không có các chất dễ cháy, nổ ,hóa chất ăn mòn v..v.. và trong tủ phải có thuốc chống côn trùng, gián, mối v..v.. như long não , thuốc trừ gián v..v…
5.3 TIẾP CẬN, TRUY CẬP HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG.
Truy cập nội bộ phòng trong công ty : các thành viên trong một phòng tùy theo mức độ công việc, tùy theo sự phân công của các Trưởng phòng ban, Trưởng Bộ phận chỉ truy cập tài liệu, thông tin hồ sơ chất lượng ở mức độ cho phép. Tuy nhiên sau khi truy cập, sử dụng phải để hồ sơ và các file hồ sơ đúng vị trí quy định như cũ.
Truy cập hồ sơ giữa các phòng với nhau trong công ty : các nhân viên cần truy cập hồ sơ tại một phòng ban khác trong Công ty cần phải có sự đồng ý của Trưởng phòng, Trưởng đơn vị đó hoặc người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ (nhân viên tổng hợp).
Việc cho mượn hồ sơ, tài liệu được nhân viên tổng hợp cập nhật vào Biểu mẫu THOTH-QT-4.2.4/BM03.
Truy cập hồ sơ của các đối tượng ngoài phạm vi Công ty : bất cứ hồ sơ nào khi khách hàng hoặc các đối tượng khác ngoài phạm vi Công ty có yêu cầu tham khảo các hồ sơ chất lượng thì nhân viên tổng hợp thực hiện việc này sau khi đã được Tổng Giám đốc Công ty hay Đại diện lãnh đạo về chất lượng chấp thuận.
5.3 HỦY BỎ HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG.
Các đơn vị căn cứ vào biểu mẫu THOTH-QT-4.2.4/BM01 để xác định các hồ sơ đã hết thời gian lưu trữ. Cứ 6 tháng 1 lần hoặc đột xuất các đơn vị phải tiến hành xem xét lại các hồ sơ lưu trữ của mình, nhân viên tổng hợp sẽ tiến hành lập danh mục hồ sơ hủy bỏ các hồ sơ này theo THOTH-QT-4.2.4/BM04, danh mục này phải được Trưởng đơn vị, Trưởng bộ phận xác nhận.
Danh mục hồ sơ hủy bỏ phải được lưu trữ 2 năm tại đơn vị đó.
6.      Các biểu mẫu đính kèm
THOTH-QT-4.2.4/BM01: Danh mục hồ sơ chất lượng tại đơn vị
THOTH-QT-4.2.4/BM02: Danh mục hồ sơ sử dụng.
THOTH-QT-4.2.4/BM03: Sổ cho mượn hồ sơ.
THOTH-QT-4.2.4/BM04: Biên bản hủy hồ sơ.
LINK DOWNLOAD QUY TRÌNH VÀ BIỂU MẪU

0 nhận xét:

Post a Comment

haccololong@gmail.com

Powered by Blogger.
 
CEO
Public group · 18,321 members
Join Group
CEO là nhóm mở cho tất cả mọi người. Mục tiêu của nhóm: - Tạo diễn đàn trao đổi về kiến thức quản trị cho tất cả các thành viên;...
 

Hướng dẫn tải tài liệu trên blog

Popular Posts