Tuesday, August 1, 2017

1/ Mục đích :
Quy trình này quy định cách thức kiểm soát tài liệu, nhằm đảm bảo cho người thực hiện các công việc biết được những tài liệu nào liên quan đến họ để áp dụng và tài liệu phải luôn luôn sẵn có tại những nơi cần thiết. Đảm bảo những người thực hiện những công việc ảnh hưởng đến Hệ thống chất lượng đều có đủ tài liệu và dữ liệu đáng tin cậy.
2/ Phạm vi áp dụng :
            2.1/ Đối tượng áp dụng: Các tài liệu do nội bộ Công ty soạn thảo liên quan đến Hệ thống chất lượng của Xí Nghiệp Nhựa Xuất Khẩu như: Sổ tay chất lượng, Hướng dẫn công việc, Quy trình, Thông báo…
            2.2/ Trách nhiệm áp dụng: BGĐ, ĐDLĐCL, PHC, PTV, PKD, PKT, XNN.
3/ Tài liệu tham khảo :
-         Sổ tay chất lượng :THOTH – STCL.

-         Tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 (E) .
-         Hướng dẫn công việc “Trình bày tài liệu chất lượng” PHC-HD -4.2.3
4/ Định nghĩa :
            4.1/ Tài liệu được kiểm soát : Tài liệu đang được lưu hành, đang được áp dụng có đóng dấu “KIỂM SOÁT” ( Dấu 1 – màu xanh) ở mỗi trang, theo dõi ngày hiệu lực ban hành và có giáp lai (ở bản chính).
            4.2/ Tài liệu lỗi thời : Tài liệu không còn sử dụng, được đóng dấu “ LỖI THỜI” (Dấu 2 – màu đỏ) và chỉ có duy nhất PHC lưu bản chính đóng dấu lỗi thời.
            4.3/ Tài liệu bản chính: Tài liệu có chữ ký sống của người soạn thảo, người xem xét và người phê duyệt.
            4.4/ Các chữ viết tắt :
-         PHC: Phòng Hành Chánh Quản Trị / PKT : Phòng Kế Toán  

-         BGĐ: Ban Giám Đốc / BPLQ: Bộ phận liên quan
5./ Nội dung quy trình (xem đầy đủ cả lưu đồ và biểu mẫu tại file đính kèm, phần này chỉ trích phần mô tả)
LINK DOWNLOAD QUY TRÌNH VÀ BIỂU MẪU

Nếu khó khăn trong tải tài liệu, xem video hướng dẫn ở đây

5.1/ Lưu đồ
5.2/ Diễn giải:
v      Trường hợp tài liệu là Sổ Tay Chất Lượng,Quy trình, Hướng Dẫn Công việc:
Bước1: Khi các bộ phận có yêu cầu biên soạn, hủy hay sửa đổi tài liệu, bộ phận này sẽ điền vào phiếu yêu cầu (ALTA-QT-4.2.3/BM-1) và trình BGĐ phê duyệt. Nếu BGĐ đồng ý sẽ chỉ định người biên soạn hay sửa đổi vào phiếu trên và chuyển cho người được chỉ định.
Bước2: Người được chỉ định sẽ thực hiện biên soạn hay sửa đổi tài liệu. Hình thức của tài liệu được quy định trong Hướng Dẫn Công Việc “Trình Bày Tài Liệu” (PHC-HD-4.2.3), sau đó trình Đại diện Lãnh đạo chất lượng xem xét và Ban Giám đốc phê duyệt theo quy định sau :

TÀI LIỆU
SOẠN THẢO
XEM XÉT
PHÊ DUYỆT
Sổ tay chất lượng
Người được Ban Giám Đốc chỉ định
ĐDLĐCL
Tổng Giám Đốc
Quy trình
Người liên quan trực tiếp đến Quy trình và TKCL
ĐDLĐCL
Ban Giám Đốc
-Kế hoạch kiểm tra
-Kế hoạch kiểm soát CL
-Kế hoạch thực hiện mục tiêu

Người được Ban Giám Đốc chỉ định
ĐDLĐCL
Ban Giám Đốc
-Chính sách, Mục tiêu CL


ĐDLĐCL
Ban Giám Đốc
Hướng dẫn công việc
Người được Trưởng BPLQ chỉ định
Trưởng BPLQ xem xét lần 1.
ĐDLĐCL xem xét lần 2.

Ban Giám Đốc



Bước 3:  Người được chỉ định sẽ thực hiện chỉnh sửa lại nếu cấp xem xét / phê duyệt chưa đồng ý. Trong trường hợp tài liệu soạn thảo đã được xem xét và phê duyệt. Người đã soạn thảo / sửa đổi tài liệu sẽ chuyển tài liệu này cho PHC để đăng ký phân phối.

Bước 4:
-         Đối với trường hợp hủy tài liệu, PHC :
+ Nhận phiếu yêu cầu (ALTA-QT-4.2.3/BM-1)  cập nhật vào danh mục tài liệu. 
+ Thu hồi đúng số lượng tài liệu lỗi thời đã ban hành và hủy những tài liệu này bằng cách xé hay cắt, chỉ lưu một bản chính của lần soát xét trước đó có đóng dấu lỗi thời tại Phòng Hành chánh để tham khảo.
+ Cập nhật vào Danh mục tài liệu lỗi thời.
-         Về việc phân phối tài liệu, PHC :
+ Nhận bản chính đóng dấu kiểm soát ngày hiệu lực và giáp lai tất cả các trang.
+ Photo tài liệu để phân phối theo chỉ định của tài liệu ở trang kiểm soát (trang 1 của mọi tài liệu).
+ Cập nhật vào danh mục tài liệu theo biểu mãu :THOTH-QT-4.2.3/BM-2.
+ Tiến hành phân phối tài liệu và ký nhận ngay trên bản chính.
Các BPLQ chuyển tài liệu đã lỗi thời về PHC và nhận tài liệu mới, cập nhật vào danh mục tài liệu (ALTA-QT-4.2.3/BM-2 của riêng bộ phận để đảm bảo không sử dụng tài liệu lỗi thời.
Định kỳ 3 tháng 1 lần PHC thông báo bằng cách cập nhật và phân phối Danh mục tài liệu để BPLQ biết và cập nhật tài liệu áp dụng.
Tất cả các Tài Liệu Hệ Thống Chất Lượng không được sao chụp, sửa đổi dưới bất kỳ hình thức nào nếu không có sự chấp thuận bằng văn bản của Đại diện Lãnh đạo Chất lượng và Ban Giám đốc.
Bước 5:  Các BPLQ sau khi nhận và cập nhật tài liệu được phân phối sẽ áp dụng tài liệu. Trưởng các bộ phận có trách nhiệm cập nhật vào Danh mục tài liệu để kiểm soát tài liệu bộ phận của mình.
Bước 6: Cứ 03 năm một lần tính từ ngày hiệu lực của tài liệu, Phòng PHC sẽ ra thông báo xem xét định kỳ các tài liệu đã được áp dụng, BGĐ và các BPLQ sẽ xem xét lại tính phù hợp của các tài liệu này. Nếu tài liệu cần sửa đổi, quay về bước một.
Bước 7:  Sau khi xem xét, nếu tài liệu vẫn còn phù hợp, các BPLQ vẫn tiếp tục áp dụng tài liệu.
v      Đối với trường hợp tài liệu nội bộ là các báo cáo, thông báo, công văn, chỉ thị :
PHC sẽ kiểm soát việc phân phối các quy định, thông báo của Công ty thông qua  Sổ phân phối tài liệu dành riêng cho loại tài liệu này. (ALTA-QT-4.2.3/BM-3)
v      Đối với trường hợp tài liệu nội bộ là các tài liệu phục vụ cho sản xuất bao gồm : Lệnh sản xuất, Kế hoạch sản xuất, Kế hoạch bảo trì, hiệu chuẩn, đào tạo, tài liệu kỹ thuật, mẫu sản phẩm … :
Tại mỗi Đơn vị, bộ phận Hành chánh văn phòng sẽ kiểm soát việc phân phối tài liệu thông qua ngày ban hành và vào sổ phân phối (ALTA-QT-4.2.3/BM-3), người phân phối ký xác nhận trên bản phân phối, ghi rõ ngày giờ giao tài liệu.
v      Đối với trường hợp tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài :
Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và kiểm soát được sự phân phối. Tránh sử dụng các tài liệu lỗi thời và dễ dàng nhận biết tùy theo mục đích sử dụng.
Cần đánh Ký mã hiệu các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, có Danh mục tài liệu theo dõi.
6/ Tài liệu / biểu mẫu :
                6.1/ Phiếu yêu cầu soạn thảo/ sửa đổi tài liệu :THOTH-QT-4.2.3/BM-1
           6.2/ Danh mục tài liệu :THOTH-QT-4.2.3/BM-2
            6.3/ Sổ phân phối tài liệu nội bộ :THOTH-QT-4.2.3/BM-3
6.4/ Dấu kiểm soát tài liệu:
            Dấu có màu mực xanh  :

0 nhận xét:

Post a Comment

haccololong@gmail.com

Powered by Blogger.
 
CEO
Public group · 18,321 members
Join Group
CEO là nhóm mở cho tất cả mọi người. Mục tiêu của nhóm: - Tạo diễn đàn trao đổi về kiến thức quản trị cho tất cả các thành viên;...
 

Hướng dẫn tải tài liệu trên blog

Popular Posts