Friday, August 4, 2017

TRÍCH SỔ TAY
Để xem đầy đủ vui lòng tải file trong link kèm theo ở giữa hoặc cuối bài viết.

LINKDOWN LOAD SỔ TAY CHẤT LƯỢNG
1- MỤC ĐÍCH .
1- OBJECT.
Sổ tay chất lượng mô tả cấu trúc Hệ thống quản lý chất lượng và phương pháp quản lý hệ thống chất lượng của Công ty THOTH. Nhằm :
Ø  Đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty THOTH hoàn toàn tương thích với Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO9001 : 2000.
Ø  Giới thiệu với các thành viên chủ chốt của Công ty và các bên liên quan khác như Khách hàng, Nhà cung ứng, Tổ chức đánh giá chứng nhận về Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.

Quality manual describes QMS structure and QMS approach in order to :
Ø  Ensure that QMS of THOTH conform to ISO 9001 : 2000 international standard completely.
Ø  Introduce to THOTH’s managers and THOTH’s customers, suppliers, certification body about QMS of THOTH.
 2 – PHẠM VI .
2 - SCOPE.
Ø  Áp dụng đối với tất cả các bộ phận trong công ty THOTH Việt Nam tọa lạc tại Số 2, đường 15 A, Khu Công nghiệp Biên Hòa 2, TP Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.
Ø  Không áp dụng Điều khoản 7.5.2 vì tất cả các sản phẩm của Hệ thống quản lý chất lượng đều được kiểm tra và xác nhận Đạt hay Không đạt.
Ø  Áp dụng cho việc quản lý sản xuất sản phẩm : PVC compound
Ø  Apply to all departments of THOTH Vietnam company in No 2, 15A Road, Bien Hoa Industrial Zone 2, Bien Hoa city, Dong Nai province.
Ø  Non-apply 7.5.2 because THOTH can inspect all products and verify that pass or not pass.
Ø  Apply to PVC compound products.
3. THAM KHẢO & ĐỊNH NGHĨA
3. REFERENCE & DEFINITIONS
ISO 9001 : 2000 - Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
ISO 9001-2000 -Quality management System . Requirements
STCL : sổ tay chất lượng
QM : quality manual
TGĐ : tổng giám đốc
GM: general manager
BOM: ban giám đốc
BOM: board of management
AHR:    phòng hành chánh nhân sự
AHR:    Human Resource department
HRM : giám đốc nhân sự
HRM : Human Resource manager
SME:       giám đốc kinh doanh xuất khẩu                                             
SME:       Sales Manager export
SMD : giám đốc kinh doanh nội địa
SMD : Sales Manager domestic
TM:         trưởng phòng kỹ thuật
TM:         Technical Manager 
QMR:      đại diện lãnh đạo    
QMR:      Quality Management Representative
MM:        giám đốc bảo trì
MM:        Maintenance Manager
PM:         Giám đốc sản xuất                        
PM:         Production Manager                                    
SCM:      quản lý chuỗi cung ứng                          
SCM : supply chain management
WE:         phụ trách kho                        
WE:         Warehouse Executive                            
PO:     Nhân viên kế hoạch
PO:     Planning officer
CAS:       Trợ lý thương mại                            
CAS:       Commercial Assistant                                 
FM:         Giám đốc tài chính
FM:         Finance Manager
QMS: Hệ thống quản lý chất lượng
QMS: quality management system
PDCA : Lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và đề xuất các hoạt động khắc phục,phòng ngừa, cải tiến
PDCA: Plan, Do, Check, Action
HDCV: Hướng dẫn công việc.
WI : Work instruction.
PR: Qui trình
PR: Procedure
IS: Tiêu chuẩn nội bộ
IS: Internal standard
F: Biểu mẫu
F : Form
SPKPH: Sản phẩm không phù hợp
NCP: Non-conforming product.
NCR : Báo cáo sản phẩm không phù hợp
NCR : Non-fonforming product report
HTQLCL : hệ thống quản lý chất lượng
QMS : Quality namagement system
SE : sales executive
TQHSE : Total Quality Health Safety Environment



4- CÁC YÊU CẦU CHUNG – GENERAL REQUIREMENTS.
4.1 - Cấu trúc hệ thống văn bản – Document system structure
                                                                                   


4.2 –KIỂM SOÁT TÀI LIỆU


4.2 –DOCUMENT CONTROL.
Ø  THOTH  ban hành và áp dụng một qui trình kiểm soát tài liệu bao gồm tài liệu nội bộ và bên ngoài
Ø  Chúng tôi xem xét và cập nhật các tài liệu định kỳ
Ø  Chi tiết về việc kiểm soát tài liệu được mô tả trong qui trình kiểm soát tài liệu 
Ø  THOTH issues & implementation a procedure for external & internal document control.

Ø  We review & update the documents periodically.

Ø  Detail of document control is described in procedure for external & internal document control


4.3. KIỂM SOÁT HỒ SƠ.


4.3. RECORD CONTROL
Ø  THOTH ban hành và áp dụng 01 qui trình về kiểm soát hồ sơ
Ø  Chúng tôi nhận dạng, phân loại và lưu trữ tại mỗi phòng ban
Ø  Hồ sơ được lưu trữ trong file và được để trên các kệ tủ
Ø  Chi tiết việc kiểm soát hồ sơ được mô tả chi tiết trong qui trình kiểm soát hồ sơ.
Ø  THOTH issues & implementation a procedure for record control.
Ø  We indetify, classify and store in each departments.
Ø  Record is kept in box file and we put it in shelf or cabinet.
Ø  Detail of record control is described in procedure for record control


 



5- TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO – MANAGEMENT RESPOSIBILITY
5.1. Cam kết của lãnh đạo :
Ø  Tổng Giám đốc Công Ty với tư cách là người lãnh đạo cao nhất của Công Ty cam kết cung cấp các nguồn lực cần thiết để xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.
Ø  Ban lãnh đạo Công ty xác định các yêu cầu của Khách hàng cũng như có trách nhiệm truyền đạt đến các thành viên trong Hệ thống quản lý chất lượng hiểu các yêu cầu của Khách hàng.
Ø  Hàng năm, Ban lãnh đạo xem xét Chính sách chất lượng, thiết lập Mục tiêu chất lượng mới, tiến hành họp Xem xét lãnh đạo định kỳ để đánh giá và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng.
5.1. management commitment.
Ø  As top management, General manager commit to support the necessary resource in order to establish, implement, maintain and improve ISO 9001 : 2000 quality management system.

Ø  BOM identify customer requirements and communicate to all staff in quality management system about it.


Ø  Yearly, General manager review quality policy, quality objectives and the other factors in management review meeting to evaluate and improve the quality management system.
5.2 Định hướng khách hàng :
Ø  Công ty đã xác định hai đối tượng Khách hàng đó là Khách hàng nội địa và Khách hàng nước ngoài.

Ø  Các yêu cầu Khách hàng đã được Ban lãnh đạo xác định và phổ biến đến toàn hệ thống.

Ø  Các yêu cầu của khách hàng được xác định, xem xét và văn bản hóa bởi Phòng Kinh Doanh.
Ø  Các BPLQ luôn phối hợp chặt chẽ để bảo toàn sản phẩm đến tận tay Khách hàng theo đúng yêu cầu.
Ø  Hướng đến việc thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng, định kỳ Công ty có đánh giá sự thỏa mãn Khách hàng.
5.2. Customer focus.
Ø  THOTH identifies 2 categories of customer that are local customer and foreign customer.
Ø  The customer requirements are identified by Sales department and then communicate to relation departments.
Ø  Customer requirements are identified, reviewed and documented by Sales Department.
Ø  Relation departments always take good team-work to preserve product following customer requirements.
Ø  Periodically Sales department evaluate customer satisfaction.
5.3 Chính sách chất lượng :
1. Khách hàng là mục tiêu ưu tiên:
Chúng ta phải nổ lực để thỏa mn khch hng bằng sản phẩm với chất lượng tốt, dịch vụ hoàn hảo và giá cả hợp lý.
2. Tối ưu hóa các họat động của công ty:
Mọi họat động của công ty đều phải được họach định, đánh giá được hiệu qủa và được điều chỉnh một cách có hệ thống.
Cc qui trình v sự khơng ngừng cải tiến chng l yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu qủa họat động của các bộ phận, phịng ban trong cơng ty.
3. Cam kết và trách nhiệm của tổ chức đối với mọi thành viên:
Mọi thnh vin thuộc THOTH VN, nhân tố đảm bảo sự thành công của công ty, cần được phát triển kỹ năng và kiến thức nghề nghiệp nhờ được đào tạo hợp lý, tạo ra cho họ những cơ hội làm việc đa dạng và những thử thách thăng tiến về nghề nghiệp
5.3. Quality policy.

1. Customer Priority

We must do our utmost to satisfy the customer with perfectly performing product and excellent service at the right cost.
Each action undertaken must be planned, measured and readjusted systematically.
Procedures and their continuous improvement are a key factor to optimize the internal operation for all our departments.
Each and every employee of THOTH VN ensures the success of the company. Emphasis is put to develop their skills and knowledge through adequate training and propose them rich and challenging career opportunity.
5.4. HOẠCH ĐỊNH – PLANNING
5.4.1 Mục tiêu chất lượng :
Ø  Căn cứ trên Chính sách chất lượng Mục tiêu chất lượng được thiết lập tại mọi cấp và thông báo đến các Bộ phận liên quan, định kỳ xem xét để đo lường việc thực hiện mục tiêu và tính nhất quán với Chính sách chất lượng.
5.4.1 Quality objective.
Ø  Base on quality policy, the quality objectives are established in 2 level (company and department class) and communicate to all departments. Periodically BOM will review quality objectives to measure them and evaluate conforming with quality policy.
5.4.2. nhận dạng các quá trình, mối tương tác

5.4.2. Process identification and interaction.



2.2 Phương pháp quản lý các quá trình :
Ø  Tất cả các quá trình trên được nhận dạng và quản lý. Phương pháp quản lý được sử dụng là P-D-C-A.
Ø  Các quá trình được đo lường bởi mục tiêu chất lượng hay các qui trình, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo.
Ø  Nguồn lực bên ngoài : công ty có sử dụng một số nguồn lực bên ngoài như : dịch vụ vận chuyển (được kiểm soát bởi quá trình mua hàng), dịch vụ thử nghiệm của tập đoàn THOTH (được kiểm soát bởi R&D),
2.2. The method of process management.
Ø  All processes are identificated and managed. The method of management is P-D-C-A.
Ø  The processes are measured by quality objectives, procedures, internal audit or management review.

Ø  Outsources : THOTH uses some outsources that are transportation (they are controlled by purchasing process) and testing services of THOTH Group (they are controlled by R&D)
5.5 TRÁCH NHIỆM QUYỀN HẠN VÀ THÔNG TIN NỘI BỘ
5.5 RESPONSIBILITY – AUTHOTITY – INTERNAL COMMUNICATION
Ø  Giám đốc nhân sự cùng với tổng giám đốc chịu trách nhiệm thiết lập cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm quyền hạn và sự ủy quyền theo sơ đồ tổ chức. Đồng thời thông báo đến từng cá nhân liên quan để thực hiện.
Ø  Các chức danh trong từng phòng, trưởng phòng đó có trách nhiệm viết mô tả công việc và gởi về phòng nhân sự để quản lý.
Ø  Giám đốc nhân sự chịu trách nhiệm kiểm soát sự phù hợp giữa các văn bản qui định về tổ chức nhân sự với tình hình nhân sự trong thực tế.
Ø  HRM & GM establish organization chart, responsibility, authority and delegate power following organization chart, then inform to relation person to apply.
Ø  Manager establish the job description for each position in their department, then send it to AHR to control.
Ø  The conformity between document and implementation is controlled by HRM.

5.6 XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO
5.6 MANAGEMENT REVIEW
Ø  Tổng Giám đốc xác định định kỳ mỗi năm 01 lần họp xem xét.
Ø  QMR có trách nhiệm tổng hợp các thông tin để chuẩn bị họp xem xét
Ø  Tổng giám đốc chủ trì các cuộc họp xem xét của lãnh đạo.
Ø  Tất cả các vấn đề được đề cập trong dữ liệu chuẩn bị được xem xét đầy đủ.
Ø  Tổng giám đốc ra các quyết định cần thiết để giải quyết các vần đề.
Ø  Biên bản cuộc họp được ghi chép và phân phối đến những thành viên liên quan.
Ø  Một qui trình về xem xét lãnh đạo mô tả chi tiết về các hoạt động này
Ø  General manager determines 01 time per year for management review.
Ø  QMR is in charge of collection information to prepare management review
Ø  General manager is main responsible in management review meeting.
Ø  All problems in data input are reviewed strictly
Ø  General manager give necessary decision to solve problems.
Ø  The management review report will be written carefully and to distribute to relation person.
Ø  A procedure for management review describes detail of this actions
6- QUẢN LÝ NGUỒN LỰC
6- RESOURCE MANAGEMENT
6.1 quản lý nguồn nhân lực.
Ø  Xác định trách nhiệm và quyền hạn cho các chức danh trong tổ chức thông qua bảng mô tả công việc và thủ tục về tổ chức.
Ø  Xác định các mức độ về năng lực cho từng chức danh công việc.
Ø  Thực hiện và kiểm soát việc tuyển dụng, đào tạo
Ø  Đánh giá hiệu quả các hoạt động tuyển dụng và đào tạo.
Ø  Qui trình đào tào và tuyển dụng sẽ mô tả chi tiết các hoạt động này.
6.1. The ways how to manage the RH:
Ø  Identify the Responsibility and Authority (Job description Procedure of Organization)
Ø  Define acceptable levels of competence (Job description Profile of each position)
Ø  Implementing & controling of Recruitment  and Training
Ø  Evaluate the effectiveness of training and recruitment.
Ø  Procedure for training & recruiment describes detail of this actions
6.2. Quản lý cơ sở hạ tầng.
Ø  Tất cả các trang thiết bị được thiết bị được thiết lập danh mục , kế hoạch bảo trì.
Ø  Bộ phân bảo trì lập kế hoạch và bảo trì định kỳ
Ø  Khi có sự cố về trang thiết bị sẽ được sửa chữa và kiểm soát bởi bộ phận bảo trì.
Ø  Qui trình sửa chữa và bảo trì mô tả chi tiết về những hoạt động này.
6.2. Infrastructure management.
Ø  All equipment are established master list, maintenance plan.
Ø  Mainternance departemnt makes maintenance plan and applies period.
Ø  Equipments breakdown is controlled and prepared by Mainternance departemnt
Ø  A procedure for mainternance & repair describes detail of this actions.
6.3 môi trường làm việc.
Ø  Công ty xác định và cung cấp đầy đủ các điều kiện làm việc như nhà ăn, văn phòng làm việc, đầu tư mở rộng xưởng sản xuất và luôn cải thiện các điều kiện làm việc.
Ø  Công ty có những chính sách tốt áp dụng cho nhân viên như phương tiện đi lại, .
Ø  Luôn quan tâm và phân công trách nhiệm cụ thể trong việc an toàn , phòng cháy chữa cháy, chăm sóc cức khoẻ cho người lao động và định kỳ báo cáo các vấn đề trên cho tập đoàn.
6.3. Working environment:
Ø  Good conditions of working: canteen, offices, workshops. Always thinking to improve the working conditions.

Ø  Good policies applied to all employees:  allowances, travel… (Labor collective agreement)
Ø  Always take care of the H.S.E of Employees: THOTH Vietnam Ltd. follows strictly the safety policy of the Group. This is regularly monitored through the monthly report.
7- QUẢN LÝ TẠO SẢN PHẨM– PRODUCT REALIZATION MANAGEMENT
7.1 HOẠCH ĐỊNH VIỆC TẠO SẢN PHẨM.



7.2 - QUẢN LÝ BÁN HÀNG – SALES MANAGEMENT
NHẬN DẠNG CÁC YÊU CẦU CỦA SẢN PHẨM.
Trong trường hợp  khách hàng mua những sản phẩm thông thường thì THOTH sẽ chuyển cho khách hàng bảng dữ liệu kỹ thuật mô tả những đặt tính kỹ thuật chính của sản phẩm THOTH .
Trong trường hợp đặc biệt, những yêu cầu kỹ thuật đặc biệt được đưa ra từ phía khách hàng, sẽ được thông báo trong bảng dữ liệu đặc biệt chỉ có hiệu lực cho từng yêu cầu riêng biệt của khách hàng.
Trong trường hợp có những yêu cầu mới, những yêu cầu kỹ thuật của khách hàng sẽ được mô tả trong TEC-F01 để ngiên cứu bởi phòng kỹ thuật. Một bản đề nghị cuối cùng sẽ được gởi đến cho giám đốc kinh doanh theo SAL-F05.
Tất cả các yêu cầu về sản phẩm phải đảm bảo phù hợp với luật pháp Việt Nam và thị trường của THOTH
PRODUCT REQUIREMENTS IDENTIFICATION.
If customer buys regular product, our specific and complete product reference is noted on the customer’s PO .
For each reference, the customer has received a technical data sheet which gives the main specifications of our products.
In case of special  specifications requested by customer, not in our typical data sheet, these are noted in a special data sheet valid only for this customer and this requirement.
In case of  new requirement, the technical request of customer is noted through the TEC-F01 for study by our  technical dept. A final proposal will be issued attention to the sales manager under the form SAL-F05.
All product requirements must conform with the laws in Vietnam and legal requirements of THOTH’s market.
XEM XÉT CÁC YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG.
1. các yêu cầu thường xuyên.
Các yêu cầu như trả chậm, yêu cầu sản phẩm, điều kiện giao hàng, bao gói v..v.. nếu THOTH không thể thỏa mãn những nhu cầu này (kỹ thuật hoặc tài chính) sau đó THOTH thông báo thay đổi các yêu cầu này cho khách hàng  để phù hợp cho đến đạt được một giải pháp có khả năng chấp nhận cho cả hai bên.
Những thông tin này được thông báo cho từng khách hàng kể cả những thông báo sau đó. Giám đốc kinh doanh có trách nhiệm lưu tất cả những thông tin này vào file.
2. những yêu cầu có khả năng thay đổi.
Những yêu cầu như màu sắc, thời gian giao hàng, số lượng v..v..
Những thông tin này được thông báo trong PO.
CUSTOMER REQUIREMENT REVIEW.
1. Permanent requirements
Such as delay of payment, product request, delivery conditions and packaging … If the THOTH cannot meet the customer request, technically or financially, then the customer is informed and the requirements are revised accordingly until a possible solution is accepted by both parties.
These elements are  noted and confirmed for each customer , until further notice. The sales manager is responsible to keep all these elements in his own customer’s files.
2- Variable requirements
Such as colour, date of delivery, quantity ….
These elements are noted through the PO.
PHƯƠNG PHÁP ĐÁP ỨNG YÊU CẦU KHÁCH HÀNG
Tất cả các yêu cầu của khách hàng đều được xác định rõ trong SAL –F01 (contract review form).
Phiếu xem xét hợp đồng SAL –F01 được kiểm tra bởi giám đốc sản xuất để xác nhận khả năng của sản xuất (như nguyên liệu trong kho v..v..) và đề xuất ngày giao hàng phù hợp với kế hoạch sản xuất.
Sau khi phiếu xem xét hợp đồng SAL –F01 được phê duyệt bởi cả hai bộ phận kinh doanh và sản xuất, sẽ xác nhận đơn hàng với khách hàng theo yêu cầu của khách hàng lúc ban đầu hay đã được  sửa đổi
HOW TO MEET CUSTOMER REQUIREMENT
Both permanent requirements and variable elements are noted in the “ contract review “ as per the form SAL –F01.
The SAL –F01 is checked by the production manager which confirm the ability of the production ( raw materials in stock for example … ) and the proposed date of delivery according to production planning.
After contract review (SAL –F01) received both approval of sales dept and production, the order is confirmed to customer, with initial request or with eventual proposed modifications .
KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG
Trong trường hợp thay đổi bất kỳ yêu cầu nào của khách hàng phải được thông báo cho các bộ phận liên quan.
CONTROL CUSTOMER REQUIREMENT CHANGE.
In case of change of any of the  permanent elements, then the modification is noted to relation department
TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI KHÁCH HÀNG.
Nếu khách hàng khiếu nại về bất cứ sản phẩm hay dịch vụ của THOTH chúng tôi sẽ áp dụng phiếu xử lý khiếu nại của khách hàng (SAL-F02).
Điều này đảm bảo rằng tất cả các phòng ban liên quan đến khiếu nại của khách hàng đều được thông báo và tác động trở lại phù hợp.
CUSTOMER COMMUNICATION
If the customer complains about our product or any of our services, then we fill a Claim form (SAL-F02).
This ensures that all depts concerned by the customer’s claim are informed and react accordingly.
Qui trình quản lý bán hàng sẽ mô tả những họat động này
Procedure for sales management describes this actions
7.3- THIẾT KẾ VÀ TRIỂN KHAI - DESIGN & DEVELOPMENT
THOTH soạn thảo, ban hành và áp dụng một qui trình về thiết kế và phát triễn sản phẩm mới nhằm kiểm soát các hoạt động bao gồm thu thập thông tin khách hàng, dữ liệu thiết kế, xem xét dữ liệu thiết kế và các bước thiết kế, thẫm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng các kết quả thiết kế và kiểm soát sự thay đổi của thiết kế.
THOTH prepares, issues & implementation a procedure for development of new product that describes selecting of customer’s data, review of data, review of development stage, verification of development result, validation of development result and control of design change.




7.4 QUẢN LÝ MUA HÀNG – PURCHASING MANAGEMENT
1 QUÁ TRÌNH MUA HÀNG
Nhu cầu mua hàng được thiết lập bởi PO, GM & DGM bằng PUR-F01
Sau khi phê duyệt các yêu cầu phụ trách mua hàng đặt hàng theo PUR-F06
Quá trình mua hàng được kiểm soát bởi PUR-F08 (bao nhiêu đơn đặt hàng, số lượng, ngày yêu cầu ngày nhận hàng, tình trạng các đơn hàng, )
1. PURCHASING PROCESS
The needs of purchasing are established by PO, GM & DGM (see PUR-F01)
After approved the needs of purchasing, PE  will order by PUR-F06.
Purchasing process is controlled by PUR-F08 (orders, quantity, request date, receipt date, orders status )
2. KIỂM TRA SẢN PHẨM MUA VÀO.
Khi sản phẩm về đến công ty, WO có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chứng từ. Phòng QC có trách nhiệm kiểm tra chất lượng.
Việc kiểm tra được thực hiện theo QC-PR-01, QC-WI-10   ->  QC-WI-15, QC-F01, QC-F02.
Nguyên vật liệu đạt chất lượng sẽ nhận dạng trên hệ thống BPCS là “A” (accept), WO làm thủ tục nhập kho, nguyên liệu  không đạt sẽ nhận dạng trên hệ thống BPCS là “H” (hold), LM lập phiếu kiểm soát sản phẩm không phù hợp QC-F07, SCM liên hệ nhà cung cấp để giải quyết.
2. PURCHASING PRODUCT VERIFICATION.
When material come THOTH, WO check quantity, documents. QC department verify quality of material.
The verification must follow QC-PR-01, QC-WI-10   ->  QC-WI-15, QC-F01, QC-F02.
The passed material will identify “A” (accept) in BPCS system, WO make stock procedure. If not passed material will identify “H” (hold). LM make non-conforming product sheet QC-F07, SCM confirm to the supplier to solve.
3. TRƯỜNG HỢP MIỄM KIỂM TRA.
Một vài nhà cung cấp hay nguyên vật liệu, nhất là trong danh mục phê duyệt nguyên vật liệu không có COA và trong những trường hợp khẩn cấp Technical Manager có thẫm quyền phê duyệt sử dụng nguyên liệu này không qua kiểm tra chất lượng nguyên liệu.
3. PURCHASING PRODUCT RELEASE.
For some suppliers and raw materials, specified in a   “approved RM without COA” list ,  and in some emergency cases  ( under exceptional written authorization of Technical Manager) , the RM can be used directly by production through warehouse.
4. ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP.
Đánh giá lần đầu : SCM sử dụng thông tin từ bộ phận TEC thông qua TEC-F04PUR-02
Đánh giá lại : SCM đánh gía nhà cung ứng dựa trên PUR-F07
4. SUPPLIERS EVALUATION.
First time of evaluation : SCM evaluates suppliers base on TEC-F04  & PUR-F02.
Re-evaluation : SCM evaluates suppliers base on PUR-F07
Các qui trình hoạch định nhu cầu nguyên liệu, mua nguyên liệu và mua linh kiện – phụ tùng sẽ mô tả cho tiết các hoạt động này.
Procedures for material planning, material purchasing & spare-part purchasing desribe detail of this actions.
7.5- QUẢN LÝ SẢN XUẤT– PRODUCTION MANAGEMENT
1 QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ SẢN XUẤT.
Kế hoạch sản xuất được tổ chức và thiết lập dựa trên các đơn đặt hàng hiện có, khả năng của các dây chuyền sản xuất và nguyên vật liệu. (PRO-F13)
PO chịu trách nhiệm về kế hoạch sản xuất. (PRO-F14)
Sau  khi đã thông báo các đơn đặt hàng đến PO, thời gian giao hàng sẽ được xác nhận với bộ phận bán hàng theo phiếu xem xét hợp đồng SAL-F01.
Trong trường hợp có mâu thuẫn trong quyền ưu tiên sản xuất liên quan đến nhiều hơn một nhân viên bán hàng (ví dụ giữa miền nam, miền bắc, nội địa, xuất khẩu ) quyết định cuối cùng thuộc về Tổng Giám Đốc hay Phó Tổng Giám Đốc.
Tiến độ sản xuất được kiểm soát bởi PRO-F11
1. PRODUCTION SCHEDULE MANAGEMENT.
The production dept organizes the production schedule based on the pending Orders and availability of lines and raw materials. (PRO-F13)
This is under the responsibility of the PO. (PRO-F14)
After having noted an order in the planning, the delivery time is confirmed to the sales dept , as per the contract review(SAL-F01).
In case of conflict of priorities in the production involving more than one salesman      ( example :  between North and South, or Domestic and export )  the final decision is done by GM or DGM.

Production schedule will be controlled by PRO-F11
2. QUẢN LÝ CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT.
Bộ phận sản suất chịu trách nhiệm trong việc quản lý công nghệ sản xuất. Các điều kiện kiểm soát bao gồm : các bước công nghệ, trách nhiệm thực hiện, năng lực con người, thiết bị sử dụng, công thức sản xuất, các thông số cần kiểm soát, tần suất kiểm soát, các tài liệu cần thiết lập, các biểu mẫu và hồ sơ.
Tất cả các thông tin trên được mô tả chi tiết trong kế hoạch chất lượng PRO-PR-01
2. PRODUCTION TECHNOLOGY MANAGEMENT.
Production department is in charge of production technology management. The conditions must be controlled that are technology stage, implementation responsibility, human capacity, equipments, formulations, criteria, parameter, frequency, documents, forms and records.
This is described in quality plan (PRO-PR-01)
3 QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH ĐẶC BIỆT.
Không áp dụng (bởi vì tất cả các sản phẩm của THOTH được kiểm tra và xác nhận phù hợp trước khi giao cho khách hàng của THOTH)
3. SPECIAL PROCESS MANAGEMENT.
Non- application (because all THOTH’s products will be inspected and verified before delivering them to our customer)
4. NHẬN DẠNG VÀ TRUY TÌM.
Việc nhận dạng sản phẩm được thực hiện xuyên suốt quá trình sản xuất từ lúc mua hàng, trong quá trình sản xuất và giao hàng.
4. IDENTIFICATION AND TRACEABILITY.
The identification of the product is done from the receipt of the purchased product and during all the production process until the delivery.
4.1. Trách nhiệm thực hiện.
Việc nhận dạng nguyên liệu và bao gói nguyên liệu do bộ phận kho thực hiện.
Giám đốc sản xuất đảm bảo rằng việc nhận dạng được thực hiện trong suốt quá trình sản xuất trên sản phẩm cuối cùng và hồ sơ được lưu giữ để truy tìm.
Giám đốc phòng thí nghiệm đảm bảo rằng số lô được nhận dạng rõ trên kết quả kiểm tra và mẫu lưu.
Nhân viên kho đảm bảo rằng thành phẩm được giao phù hợp với lệnh giao hàng về  chất lượng, số lượng và bất cứ yêu cầu đặc biệt nào khác.
4.1 Responsibility.
The identification on the raw materials and packaging materials is done by the warehouse section.
The Production Manager ensures that the identification is done during the process on the finished products and the records of the lot are kept for traceability.
Laboratory Manager ensures that lot numbers are clearly indicated on test results and retaining samples.
The warehouse officer ensures that finished products are issued in compliance with delivery order in term of quality / quantity and any other specific requirements.
4.2. Phương pháp nhận dạng.
Nguyên lý quản lý trên hệ thống máy tính như sau :

Đối với nguyên vật liệu, bao gói : nhận dạng bằng mã số các khoản mục đã được bộ phận mua hàng xác định trên hệ thống máy tính và bằng mã số lô khi hàng hoá đã nhận từ nhân viên kho.
Đối với thành phẩm : việc nhận dạng bằng tên loại hàng đã được bộ phận kỹ thuật xác định trên hệ thống máy tính. Việc nhận dạng này được sử dụng xuyên suốt quá trình sản xuất  đến khi giao hàng.
Giám đốc sản xuất xác định mã số lô và được sử dụng nhận dạng trên mỗi lô sản xuất  thông qua việc in trên bao.
4.2  Identification Method
The principle of management in the computer system is following :
For the raw materials, packaging, utilities : identification by an item code defined in the  computer system by the Purchasing department and by a lot number when the product is received by the warehouse officer
For the finished product : identification by a grade name defined in the computer system by the Technical Department. This identification is used during all stages of the production until the delivery.
The lot number is defined by the Production Manager and used to identify each production lot by printing on the bags.
4.3 Nhận dạng tình trạng kiểm tra của sản phẩm / identification of product inspection status
Kind of product/ Loại sản phẩm
Pass/ sản phẩm đạt
Not pass/ sản phẩm không đạt
Material / nguyên liệu
“A” in BPCS
“H” in BPCS.
In process product / bán thành phẩm
Sealed bag.- Bao kín
Open bag -  Bao hở
Finished product / thành phẩm
Fab1, Fab2
 Fab 3, Fab9
5. TÀI SẢN CỦA KHÁCH HÀNG.
Công ty có thể nhận các công thức sản phẩm được cung cấp từ khách hàng. Các công thức này được bộ phận SAL, TEC tiếp nhận, bảo vệ theo đúng các yêu cầu của khách hàng kể cả bảo mật thông tin. Bất kỳ có sự khác biệt trong công thức và yêu cầu của khách hàng phải được thông báo cho khách hàng.
5. CUSTOMER PROPERTY
THOTH can receive the formulations from customers. In this case, the formulations are received and protected by SAL, TEC as customer’s requirements which include information securities. Anything difference between the formulations and customer requirements must be informed  to customer
6. BẢO TOÀN SẢN PHẨM
THOTH thiết lập các tài liệu để kiểm soát, xếp dỡ, lưu kho, bảo vệ, bao gói và vận chuyển sản phẩm vì vậy các điều kiện đặc biệt và an toàn về sản phẩm được  kiểm soát tới nơi giao hàng.
Các tài liệu bao gồm : qui trình kiểm soát tồn kho nguyên liệu và thành phẩm, hướng dẫn kiểm tra tồn kho, hướng dẫn kiểm soát nhập, lưu trữ, bảo quản và giao hàng.
6. PRESERVATION OF PRODUCT
The company has an established documents of controlling, handling, storage, preservation, packaging and transportation of its products so that they reach the customer in the specified condition and safety.
The documents are procedure for raw-material & finished good stock control, work instruction for store checking, work instruction for putting good in store, store, protection & delivery.
7.6- MONITORING AND MEASURING DEVICE CONTROL –KIỂM SOÁT THIẾT BỊ ĐO LƯỜNG VÀ GIÁM SÁT
Ø  TEC, PRO & QC thực hiện quá trình kiểm định, hiệu chuẩn, kiểm soát các thiết bị đo lường và giám sát một cách định kỳ hoặc trước khi sử dụng.
Ø  Các hoạt động này được mô tả trong các tài liệu : qui trình kiểm soát thiết bị đo lường thử nghiệm, QC-WI-16 ->20, PRO-F03,
Ø  TEC, PRO & QC carry out the verification, calibration, control monitoring and measuring devices periodicaly or before using.
Ø  This actions are described in procedure for monitoring and measuring devices control, QC-WI-16 ->20, PRO-F03,
8- ĐO LƯỜNG, GIÁM SÁT VÀ CẢI TIẾN – MEASURING, MONITORING & IMPROVEMENT
1. THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU.
Các thông tin sau đây sẽ được thu thập và phân tích một cách định kỳ để làm cơ sở cho việc quản lý :
Ø  Giám đốc kinh doanh thu thập và phân tích các thông tin liên quan đến Khiếu nại khách hàng (SAL-F02, SAL-F03,).
Ø  TQHSE thu thập và phân tích các thông tin liên quan đến sự thỏa mãn khách hàng
Ø  SCM có trách nhiệm thu thập và  phân tích dữ liệu liên quan đến nhà cung ứng.(PUR-F07)
Ø  TM có trách nhiệm thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến sản phẩm(QC-F08).
Ø  Tất cả các trưởng bộ phận có trách nhiệm thu thập và phân tích các dữ liệu liên quan đến mục tiêu chất lượng của bộ phận mình.
Ø  Các thông tin trên được báo cáo cho QMR và GM định kỳ.
1. DATA COLLECTION AND ANALYSIS.
The data as following description will be collected and analysed periodically in order to control.
Ø  SM collects and analyzes the data of customer complaint and customer satisfaction(SAL-F02, SAL-F03,).
Ø  TQHSE collects and analyzes the data of customer satisfaction

Ø  SCM collects and analyses the data of suppliers (PUR-F07).

Ø  TM collects and analyses the data of products. (QC-F08).

Ø  All managers collect and analyse the data of quality objective that relate his or her department.
Ø  This information must report to QMR and GM periodically.
2. ĐO LƯỜNG VÀ GIÁM SÁT SỰ THỎA MÃN CỦA KHÁCH HÀNG.
Ø  Mỗi năm TQHSE khảo sát khách hàng để biết sự đánh giá tổng quát của khách hàng về hiệu quả hoạt động bán hàng của chúng ta và sự hỗ trợ về kỹ thuật.
Ø  Sự khảo sát này sẽ được đảm bảo chúng ta đánh giá đầy đủ sự mong đợi của khách hàng.
2. MEASURING AND MONITORING OF CUSTOMER SATISFACTION .
Ø  Every year, TQHSE issues a customer’s satisfactory survey to know the general appreciation of our customers about our  sales efficiency and technical support.
Ø  This survey will be studied to be sure we fully appreciate the general  customer expectations .
3. INTERNAL AUDIT.
Ø  QMR có trách nhiệm lên chương trình ISO hàng năm và chương trình đánh giá nội bộ.
Ø  Mỗi bộ phận được đánh giá ít nhất 01 lần / năm bởi các đánh giá viên của bộ phận khác.
Ø  Các báo cáo đánh giá được ghi chép và đánh giá theo dõi.
Ø  QMR báo cáo kết quả đánh giá tại các cuộc họp xem xét của lãnh đạo.
3. INTERNAL AUDIT  .
Ø  QMR makes ISO program & internal audit program yearly.
Ø  One department is audited by auditor of the other department and at least one time per year.
Ø  Audit report is written by auditor and it is audited follow-up.
Ø  QMR report the result of audit in management review meeting.
4. ĐO LƯỜNG VÀ GIÁM SÁT CÁC QUÁ TRÌNH .
Các quá trình trong công ty được đo lường và giám sát theo những phương pháp sau đây :
Ø  Được lập kế hoạch và kiểm soát thực hiện theo P-D-C-A.
Ø  Được thiết lập những mục tiêu.
Ø  Được thiết lập các qui trình, kế hoạch, hướng dẫn hay các biểu mẫu.
Ø  Được định kỳ đánh giá nội bộ.
4. MEASURING AND MONITORING OF PROCESS.
The processes of THOTH are measured and monitored by the methods as following :
Ø  Planned and control as follows P-D-C-A circle.
Ø  Established objectives.
Ø  Established procedures, work instructions, plans, or forms.
Ø  Audited internal periodically.
5. ĐO LƯỜNG, GIÁM SÁT SẢN PHẨM VÀ KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP
Việc đo lường và giám sát sản phẩm theo những qui định của phòng QC như :
Ø  Nguyên vật liệu được đo lường giám sát bởi QC-PR-01, QC-WI-10 ->  QC-WI-15, QC-F01, QC-F02
Ø  Bán thành phẩm và thành phẩm được đo lường và giám sát bởi QC-PR-02, QC-WI-01 -> QC-WI-09, QC-F03 -> QC-F06.
Ø  Sản phẩm không phù hợp được kiểm soát bởi QC-PR-03, QC-F07, QC-F08.
5. MONITORING, MEASURING OF PRODUCT AND CONTROL OF NON-CONFROMING PRODUCT.
The monitoring and measuring of product must follow procedures, work instructions, internal standards,  and form of QC department as follows:
Ø  Materials are measured and monitored by QC-PR-01, QC-WI-10 ->  QC-WI-15, QC-F01, QC-F02:
Ø  In process and finished product are measured and monitored by: QC-PR-02, QC-WI-01 -> QC-WI-09, QC-F03 -> QC-F06.
Ø  Non-conforming product are measured and monitored by QC-PR-03, QC-F07, QC-F08.
6- CORRECTIVE AND PREVENTIVE ACTION, IMPROVEMENT – KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
Ø  Hoạt động khắc phục được thực hiện sau những sự cố sảy ra như khiếu nại, hàng hư, máy hư v..v..
Ø  Hoạt động phòng ngừa được thực hiện sau khi thu thập và phân tích dữ liệu.
Ø  Hoạt động cải tiến thực hiện thông qua các mục tiêu và phân tích dữ liệu.
Ø  Một qui trình khắc phục, phòng ngừa, cải tiến được thiết lập và áp dụng để kiểm soát hoạt động này.
Ø  Corrective action is done after happening incidences such as complaints, non-confroming product, equipment breakdown …
Ø  Preventive action is done after selecting & analyzing data

Ø  Improvement action is done base on objectives, data analysis
Ø  A procedure for corrective action, preventive action & improvement is established to apply and control this actions.
LINKDOWN LOAD SỔ TAY CHẤT LƯỢNG



1 comment:

  1. Cảm ơn bài chia sẻ các sản phẩm và thông tin ở trên của bạn, hiện công ty INLOGO có một số sản phẩm sổ tay, chúng ta cùng nhau trao đổi nhé

    ReplyDelete

haccololong@gmail.com

Powered by Blogger.
 
CEO
Public group · 18,321 members
Join Group
CEO là nhóm mở cho tất cả mọi người. Mục tiêu của nhóm: - Tạo diễn đàn trao đổi về kiến thức quản trị cho tất cả các thành viên;...
 

Hướng dẫn tải tài liệu trên blog

Popular Posts